Đây là công cụ quản lý email cho phép bạn gởi và nhận email bình thường giống như Gmail, Yahoo… Ngoài ra hệ thống còn hỗ trợ bạn tạo mới Khách hàng, Liên hệ, Cơ hội … từ các email mà khách hàng gởi tới. Không chỉ có vậy bạn còn có thể tạo các Ticket, Bình luận…và gắn email vào khách hàng trong hệ thống CloudPRO CRM.
Tích hợp với Email là một trong những tính năng đặc biệt hữu ích hiện có trên phần mềm CloudPRO CRM. Với tính năng người dùng có thể sử dụng CRM như một hộp mail chính thức với đầy đủ các tính năng gửi và nhận Email. Trong bài viết này, CloudPRO CRM sẽ hướng dẫn đến bạn cách cấu hình hộp mail trên phần mềm CloudPRO CRM. Để cấu hình tài khoản Gmail, cần chuẩn bị các bước thiết lập cho Gmail như sau:
1. Bật xác minh 2 bước
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản gmail muốn cấu hình làm “Hộp mail”
Bước 3: Tại đây, bạn kick vào dòng chữ “Bảo mật”
Bước 4: Ở phần thông tin “Đăng nhập vào Google” bạn chọn “Xác minh 2 bước” để tiến hành các bước kích hoạt bật xác minh 2 bước.
Thực hiện lần lượt các bước dưới đây để bật “Xác minh 2 bước”:
Ở bước này Google muốn xác nhận có phải là bạn không, tiến hành nhập mật khẩu Gmail của bạn để xác minh, sau đó click “Tiếp theo”
Ví dụ: Tôi chọn nhận mã bằng “Tin nhắn văn bản” qua SDT 0982277984, thì Google sẽ gửi đến điện thoại của bạn 1 mã xác nhận. Bạn hãy check tin nhắn để điền mã xác nhận đó vào màn hình dưới đây:
Sau khi “Bật” “Xác minh 2 bước” bạn quay trở về màn hình tài khoản gmail ban đầu để tiếp tục thực hiện bước tiếp theo.
2. Tạo mật khẩu ứng dụng
Mật khẩu ứng dụng là mật mã gồm 16 chữ số cho phép một ứng dụng hoặc thiết bị không phải của Google truy cập vào Tài khoản Google của bạn. Khi thực hiện thành công các thao tác bên dưới, Gmail sẽ sinh ra một mật khẩu ngẫu nhiên và bạn sẽ lấy mật khẩu này để cấu hình máy chủ gửi mail trên CRM.
Lưu ý: Cần bật tính năng “Xác minh 2 bước” mới có thể tạo “Mật khẩu ứng dụng”
Bước 1: Ở phần thông tin “Đăng nhập vào Google” bạn chọn “Mật khẩu ứng dụng”
Bước 2: Thực hiện lần lượt các bước dưới đây để tạo “Mật khẩu ứng dụng”
Ở bước này Google muốn xác nhận có phải là bạn không, tiến hành nhập mật khẩu Gmail của bạn để xác minh, sau đó click “Tiếp theo”
Click vào “Chọn ứng dụng” và chọn “Khác (Tên tuỳ chỉnh)”
Tiến hành nhập tên ứng dụng, sau đó click “Tạo”
Lúc này, Gmail đã cung cấp cho bạn mật khẩu ứng dụng, bạn copy mật khẩu này vào notepad để tiếp tục cấu hình trên CRM. Nhấn “Xong” để hoàn thành.
Lưu ý: Mật khẩu mà Gmail cung cấp chỉ được sử dụng 1 lần, nếu bạn gỡ bỏ thiết lập tài khoản gmail này trên CRM (hoặc ứng dụng khác) thì bạn phải thực hiện tạo mật khẩu ứng dụng lại từ đầu.
3. Bật IMAP và POP cho tài khoản Gmail
✍Bước 1: Login vào email muốn cấu hình và chọn “Settings”
✍Bước 2: Click vào Tab “Forwarding and POP/IMAP”, tại đây bạn tiến hành bật POP và IMAP như hình:
✍Bước 3: Click “Save changes” để lưu lại thay đổi
4. Cấu hình Gmail vào Hộp mail trên phần mềm CRM
Sau khi hoàn thành các bước chuẩn bị cho tài khoản Gmail xong, tiến hành cấu hình Gmail vào Hộp mail trên phần mềm CRM.
✍Bước 1: Login tài khoản cá nhân vào phần mềm CRM
✍Bước 2: truy cập vào “Công cụ” chọn “Hộp Mail”
✍Bước 3: Click vào “Cài đặt hộp mail”
✍Bước 4: Click chọn “Gmail”
✍Bước 5:
Trường hợp 1: Tài khoản Gmail có bật xác thực 2 bước:
-
Bước 5.1: Tiến hành nhập địa chỉ email và dán mật khẩu mà Gmail đã cung cấp ở phần Tạo Mật khẩu ứng dụng vào (1), sau đó click “Lưu” (2)
Trường hợp 2: Tài khoản Gmail không bật tính năng xác thực 2 bước:
-
Bước 5.2: Tiến hành nhập địa chỉ email và mật khẩu Gmail muốn cấu hình vào (1), sau đó click “Lưu” (2)
Lưu ý: Mật khẩu Gmail không được chứa kí tự đặc biệt, không được bắt đầu bằng chữ số
✍Bước 6: Kết quả sau khi đăng nhập vào hộp mail trên CRM thành công:
