Trong bài viết này sẽ hướng dẫn 4 cách thêm Hóa đơn trong CloudPRO CRM:
– Tạo thủ công
– Tạo từ profile Người liên hệ, profile công ty.
– Tạo từ profile của Sản phẩm
– Tạo từ việc chuyển Đơn hàng thành Hóa đơn
– Import danh sách hóa đơn
1. Tạo mới thủ công
✍ Bước 1: Truy cập vào module “Hóa đơn”
✍Bước 2: Tại màn hình danh sách của “Hóa đơn”, Click chọn “Thêm hóa đơn”
✍Bước 3: Tại màn hình tạo mới nhập đầy đủ các thông tin cần thiết sau đó click “Lưu”
Thông tin hóa đơn
Ghi chú:
1.Tên hóa đơn: Tên của hóa đơn
2. Công ty: Hóa đơn này xuất cho khách hàng (công ty) nào?
3. Người liên hệ: Người liên hệ liên quan đến Hóa đơn này
4. Ngày hóa đơn: Ngày xuất hóa đơn
5. Đơn hàng bán: Chọn Đơn hàng liên quan đến Hóa đơn
6. Ngày thu dự kiến: Ngày dự kiến thu được giá trị thanh toán của hóa đơn
Ví dụ mục 7,8: Bạn có một hóa đơn, dự kiến ngày khách hàng thanh toán hóa đơn là 5/10/2021 nhưng ngày 10/10/2021 khách hàng đã thanh toán, vậy:
– Ngày thu dự kiến là: 5/10/2021
– Ngày hóa đơn là: 10/10/2021
7. Tình trạng: Tình trạng của hóa đơn (đã tạo/đã phê duyệt/đã chuyển..)
8. Thuế tiêu thụ đặc biệt: là loại thuế gián thu đánh vào một số hàng hóa đặc biệt do các doanh nghiệp sản xuất và tiêu thụ tại.
9. Cơ hội: Thông tin cơ hội liên quan đến hóa đơn
10. Chiến dịch: Hóa đơn này là kết quả của chiến dịch tiếp thị nào của công ty.
Thông tin địa chỉ xuất hóa đơn và giao hàng
Điều khoản và Điều kiện: Bạn có thể đưa ra điều kiện thanh toán (nếu có) để 2 bên mua – bán thỏa thuận
Mô tả: Nhập thông tin mô tả Hóa đơn (nếu có).
Chi tiết: Thông tin các sản phẩm/dịch vụ cần xuất hóa đơn
Ghi chú:
1.Gói sản phẩm: một gói bao gồm nhiều sản phẩm, nhiều dịch vụ hoặc một gói bao gồm cả sản phẩm và dịch vụ đã được tạo sẵn từ trước.
2. Vùng tính thuế: bạn có thể chọn khu vực tính thuế (nếu có).
3. Loại tiền: chọn loại tiền tệ áp dụng cho đơn giá sản phẩm/dịch vụ.
4. Cách tính thuế: Có 2 loại tính thuế:
– Nếu theo từng mặt hàng: thuế sẽ được cộng thêm trên từng sản phẩm/dịch vụ.
– Nếu theo nhóm: thuế sẽ được cộng thêm trên từng nhóm sản phẩm/dịch vụ.
5. Xóa sản phẩm/dịch vụ: bạn có thể loại bỏ sản phẩm/dịch vụ ra khỏi đơn hàng.
6. Click vào biểu tượng để lựa chọn sản phẩm.
7. Click vào biểu tượng để lựa chọn dịch vụ.
8. Thêm mô tả cho sản phẩm/dich vụ (nếu có).
9. Thêm sản phẩm/dịch vụ
10. Ngoài gói dịch vụ chứa các mặt hàng mặc định, bạn cũng có thể thêm nhóm sản phẩm/dịch vụ chỉ áp dụng cho báo giá đang tạo.
11. Số lượng sản phẩm/dịch vụ trong đơn hàng
12. Đơn giá: Đơn giá cho 1 sản phẩm, đơn giá này sẽ được tự động cập nhật theo thông tin sản phẩm
13. Bạn click vào nếu mặt hàng có chính sách giảm giá riêng (chữ màu xanh dương)
14. Nếu mặt hàng có chính sách giá riêng, bạn có thể click vào biểu tượng để lựa chọn bảng giá áp dụng cho mặt hàng tương ứng.
Ngoài ra, ở phần chi tiết thanh toán, nếu có giảm giá, phí vận chuyển, dịch vụ hay thuế, bạn có thể click vào các dòng chữ màu xanh dương để áp dụng các khoản cho Hóa đơn:
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin chuyển đổi Hóa đơn, bạn chọn “Save” để hoàn thành. Tại màn hình chi tiết của một Hóa đơn, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
Ghi chú:
1.Khu vực tìm kiếm cục bộ
2. Khu vực tiện ích:
– Tạo nhanh dữ liệu
– Notification:Xem thông báo khi có cập nhật mới
– Calendar: Xem Lịch làm việc
– Báo cáo: Xem báo cáo
– Quản lý Task
– Quản lý thông tin cá nhân.
3. Thêm mới Hóa đơn và nhập liệu Hóa đơn (import danh sách Hóa đơn)
4. Click chọn để di chuyển qua – lại giữa các màn hình chi tiết của các Hóa đơn
5. Các thao tác như:
– Sửa, cập nhật thông tin Hóa đơn
– Theo dõi: Đánh dấu theo dõi để nhận được thông báo khi thông tin được cập nhật trên dữ liệu Hóa đơn quan trọng mà bạn không trực tiếp phụ trách.
– Các thao tác khác như:
+ Xóa: Chọn để xóa Hóa đơn này
+ Nhân đôi: Chọn để tạo thêm 1 bản sao của Hóa đơn này
+ Xuất ra file PDF: Chọn để xuất Hóa đơn này ra file PDF
+ Gửi Email kèm PDF: Chọn để gửi mail (kèm file PDF) cho Người liên hệ chính trong Hóa đơn
+ Chuyển Hóa đơn thành Đơn hàng mua.
6. Thanh menu chính của phần mềm CRM
7. Tóm tắt thông tin Hóa đơn
– Tên Hóa đơn
– Tên NLH liên quan đến Hóa đơn
– Tình trạng của Hóa đơn
– Giá trị của Hóa đơn
– Công ty liên quan tới Hóa đơn
– Người phụ trách Hóa đơn.
8. Gắn tag: Gắn Tag giống là nhóm tất cả các Hóa đơn có chung đặc điểm lại với nhau. Chức năng gán Tag giúp bạn có thể lưu thông tin Hóa đơn của mình vào chung 1 Tag, bạn có thể xem danh sách dữ liệu theo Tag đã gắn.
9. Các màn hình chính:
– Tổng quan: Màn hình thể hiện thông tin 1 cách tổng quan, bao quát 360.
– Chi tiết: Màn hình thể hiện thông tin chi tiết của Hóa đơn
– Nhật ký: Thông tin nhật ký của Hóa đơn từ lúc bắt đầu cho tới hiện tại, ai tạo, ai thay đổi được cập nhật lại.
10. Các tab liên quan:
– Hoạt động: Thêm mới & quản lý danh sách các cuộc gọi/cuộc hẹn, task công việc
– Tài liệu: Lưu trữ các tài liệu liên quan đến Đơn hàng
– Tài sản: Quản lý danh sách tài sản sau bán hàng để hỗ trợ cho khâu bảo hành tài sản sau này.
– Phiếu thu: Quản lý thông tin phiếu thu liên quan đến Hóa đơn này.
11. Thông tin của tổng quan của Hóa đơn
2. Tạo từ việc chuyển đổi Đơn hàng thành Hóa đơn
✍Bước 1: Vào màn hình chi tiết của Đơn hàng, click vào 
chọn “Chuyển thành Hóa đơn”
✍Bước 2: Tại màn hình tạo mới hóa đơn, nhập các thông tin cần thiết, xem lại mục sản phẩm/ dịch vụ và bổ sung thêm (nếu có phát sinh), sau đó click “Save”
Tham khảo chi tiết tại Chuyển Đơn hàng thành Hóa đơn
3. Tạo từ profile Người liên hệ, Công ty
-
Từ profile chi tiết của Người liên hệ
Chọn mục Xem thêm -> Hóa đơn -> Thêm hóa đơn
-
Từ profile chi tiết của Công ty:
4. Tạo từ profile của Sản phẩm
Bước 1: Tại màn hình chi tiết của “Sản phẩm”, bạn di chuyển tới chọn “Thêm Hóa đơn”
Bước 2: Nhập thông tin cần thiết của Hóa đơn rồi chọn “Lưu”
Khi bạn chọn “Thêm Hóa đơn” từ màn hình chi tiết của sản phẩm, hệ thống tự động mapping sản phẩm đó vào Hóa đơn, ngoài sản phẩm đã được mapping thì bạn cũng có thể chọn thêm sản phẩm, dịch vụ khác vào Hóa đơn.
Lưu ý: Đơn giá trong Hóa đơn là lấy từ Giá bán Sản phẩm
Sau khi “Lưu” thành công, Hóa đơn vừa tạo được hiện tab “Hóa đơn” của màn hình chi tiết Sản phẩm liên quan và danh sách Hóa đơn trong module “Hóa đơn”
5. Import Hóa đơn
Một số lưu ý khi thực hiện import:
Lưu ý:
– Để import được dữ liệu hàng loạt vào CRM, bạn cần nhập liệu theo mẫu file excel chuẩn mà CloudPRO CRM đã cung cấp.
– Bạn không nên lạm dụng chức năng Import, chức năng này chỉ nên sử dụng khi mới bắt đầu sử dụng CRM nhằm mục đích chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ (Excel…) vào CRM.
– Dòng đầu tiên trong file excel KHÔNG ĐƯỢC TRỐNG.
– Những trường dữ liệu có dấu (*) là bắt buộc phải có
– Sau khi Import xong phải nhấn kết thúc thì User khác mới tiếp tục import được.
Các bước thực hiện import Hóa đơn:
✍Bước 1: Truy cập vào module “Hóa đơn”
✍Bước 2: Click vào chọn “Nhập dữ liệu”
✍Bước 3: Tại màn hình Import click chọn file import (nếu đã có) hoặc download file import mẫu về, sau đó click “Tiếp” để sang bước tiếp theo
✍Bước 4: Cấu hình bắt trùng thông tin
✍Bước 5: Mapping các trường dữ liệu
✍Bước 6: Kiểm tra lại thông tin và click vào chọn “Import”
Tham khảo chi tiết các bước tại Import danh sách đầu mối