Thanh công cụ là thanh trên cùng của hệ thống, tại đây hiển thị nhanh các tính năng, hỗ trợ bạn trong suốt quá trình sử dụng.
Dù người dùng đang ở màn hình nào, thì cũng hiển thị thanh công cụ này. Để bắt đầu sử dụng hệ thống, bạn cần tìm hiểu về các tính năng trên thanh công cụ để hỗ trợ bạn trong suốt quá trình sử dụng hệ thống, tiết kiệm thời gian thao tác.
Chúng ta cùng đi tìm chi tiết từng tính năng hỗ trợ trên thanh công cụ này nhé:
1. Cây menu
Ở phía trên góc phải là cây menu của hệ thống, khi bạn nhấp vào đây sẽ hiện ra danh mục và các module trong từng danh mục.
Tuỳ theo từng doanh nghiệp cần sử dụng những danh mục nào thì user quản trị (admin) có thể thiết lập được phần này. Tham khảo hướng dẫn thiết lập cây menu tại đây
Để truy cập vào từng danh mục trong cây menu bạn tham khảo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Click vào icon sọc 3 ngang ở góc trái trên cùng
Bước 2: Lúc này hệ thống sẽ hiển thị ra danh mục con của menu
Bước 3: Để truy cập vào module nào thì bạn sẽ chọn danh mục tương ứng
Ví dụ: Tôi cần truy cập vào module Lead, thì chọn danh mục “Khách hàng” -> “Lead”
2. Ô tìm kiếm
Đây là thanh tìm kiếm toàn cục hay còn gọi là tìm kiếm toàn hệ thống, bạn có thể tìm kiếm thông tin theo tên khách hàng, theo số điện thoại, theo email, theo mã số thuế, theo mã khách hàng, theo tên đơn hàng, theo mã phiếu thu…hoặc theo bất cứ thông tin nào mà dữ liệu có chứa thông tin đó (user quản trị hệ thống (admin) có quyền thiết lập tìm kiếm trong module nào, theo những thông tin gì, tham khảo hướng dẫn thiết lập tìm kiếm toàn cục tại đây)
Chức năng này sẽ hỗ trợ bạn tìm kiếm nhanh một thông tin. Bên cạnh đó tính năng tìm kiếm toàn cục này còn đóng vai trò giúp user chủ động check các dữ liệu trùng lặp trước khi tạo 1 dữ liệu mới. CloudGO xin phép được nêu ví dụ 2 tình huống mà khách hàng thường hay gặp:
Ví dụ 1: Ngày hôm qua có 1 khách hàng liên hệ tới bạn, bạn chỉ nhớ mỗi tên của khách hàng là “Quế” (còn các thông tin khác thì không nhớ). Bên cạnh đó bạn cũng không nhớ mình đã tạo khách hàng đó ở module Lead hay Người liên hệ, để tìm kiếm lại được khách hàng này, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Nhập tên khách hàng vào ô tìm kiếm toàn cục
Bước 2: Nhấn Enter để thực hiện việc tìm kiếm
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông tin kết quả tìm kiếm
Khi kết quả tìm kiếm hiện ra bạn có thể dò tìm thông tin khách hàng (thời gian tạo, ai tạo, người phụ trách là ai) mà bạn đang cần tìm.
Ví dụ 2: Có 1 khách hàng có số di động “098227984” gọi điện đến hotline bên bạn (hotline này không tích hợp vào CRM nên không có phần nhận biết khách hàng cũ/mới), sau khi trao đổi bạn muốn ghi nhận thông tin khách hàng này vào hệ thống CRM, để chắc chắn khách hàng này chưa có thông tin trên hệ thống (tức là chưa có user nào tạo trước đó) tránh trường hợp đã có rồi mà lại tạo nữa thì sẽ mất thời gian nhập liệu và sinh ra dữ liệu trùng lặp. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn tìm kiếm dưới đây:
Bước 1: Nhập tên khách hàng vào ô tìm kiếm toàn cục
Tips tìm kiếm: Đối với các thông tin tìm kiếm như số điện thoại, user nên nhập theo từ khoá, ví dụ: Số điện thoại: Bỏ tiền tố ở trước, ví dụ như số 0, +084,…chỉ nhập số đuôi phía sau (như hình) sẽ tìm ra kết quả chính xác hơn.
Bước 2: Nhấn Enter để thực hiện việc tìm kiếm
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông tin kết quả tìm kiếm
Trong trường hợp không có dữ liệu nào mapping với từ khoá mình nhập thì có nghĩa là thông tin khách hàng này chưa có trên hệ thống, user có thể tạo khách hàng này.
Trong trường hợp thông tin khách hàng này đã có trên hệ thống thì bạn có thể liên hệ với user phụ trách để trao đổi xem họ còn chăm sóc tương tác khách hàng đó không? Có thể chuyển lại khách hàng đó cho bạn phụ trách không? Nếu user ấy vẫn đang chăm sóc thì bạn có thể mô tả lại nhu cầu hiện có của khách hàng cho bạn ấy nắm để tiếp tục follow.
3. Tạo nhanh dữ liệu
Tính năng tạo nhanh của CloudGO là tính năng hỗ trợ bạn tạo nhanh 1 dữ liệu quan trọng mà không cần phải truy cập vào module đó để tạo.
Màn hình tạo nhanh dữ liệu chỉ hiển thị những thông tin quan trọng, bạn có thể nhập liệu nhanh mà không mất quá nhiều thời gian.
Để tạo nhanh một dữ liệu, bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:
Ví dụ: Tôi đang xem 1 báo cáo trong module báo cáo, Leader nhờ tôi ghi nhận giúp một thông tin Lead (KH tiềm năng).
Bước 1: Tại màn hình 1 báo cáo, bạn di chuyển lên thanh công cụ, chọn icon “Tạo nhanh”.
Bước 2: Bạn chọn module bạn muốn tạo nhanh 1 dữ liệu, ở đây theo ví dụ tôi chọn module Lead
Bước 3: Màn hình nhập dữ liệu hiển thị ra, bạn nhập các thông tin quan trọng rồi nhấn “Lưu”
Lưu ý: Tại màn hình này hiển thị những thông tin gì thì user quản trị hệ thống (admin) có thể thiết lập được. Tham khảo hướng dẫn thiết lập tại đây
Trong trường hợp cần hiển thị full thông tin khác bạn cũng có thể chọn “Hiển thị toàn bộ thông tin”
Sau khi lưu hệ thống thông báo tạo dữ liệu thành công
Sau khi xem báo cáo xong, bạn có thể truy cập vào module vừa tạo dữ liệu (ví dụ ở trên là module Lead) để tìm và xem lại khách hàng mà bạn đã tạo
4. Thông báo
Là nơi hiển thị các thông báo liên quan đến bạn, tại đây bạn có thể xem thông báo:
– Ở tab đầu tiên: Hiển thị các thông báo liên quan đến dữ liệu của bạn đang phụ trách
Ví dụ: Ai giao cho bạn 1 khách hàng, giao cho bạn 1 hoạt động chăm sóc, ai đó cập nhật thông tin trên hồ sơ khách hàng bạn đang phụ trách hoặc bình luận trên chính hồ sơ đó,…
– Tab thứ 2: Là thông báo nhắc nhở các hoạt động chăm sóc bạn cần phải thực hiện và cảnh báo các công việc mà bạn lên kế hoạch nhưng đã quá hạn vẫn chưa hoàn thành
Lưu ý: Chỉ cảnh báo những hoạt động (lịch hẹn gọi, lịch hẹn gặp), công việc (sắp đến hạn) và công việc (quá hạn) do bạn phụ trách chính.
– Tab thứ 3: Thông báo sinh nhật khách hàng (Lấy từ dữ liệu “Ngày sinh” module Người liên hệ): thông báo những khách hàng có sinh nhật hôm nay hoặc sắp đến
Nếu tài khoản của bạn không hiển thị thông báo thì bạn vào kiểm tra lại phần thiết lập xem mình đã kích hoạt thông báo này chưa. Để kiểm tra thiết lập bạn làm theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Truy cập vào phần “Tuỳ chọn cá nhân”
Bước 2: Tại màn hình thông tin tài khoản, bạn chọn “Tuỳ chọn cảnh báo”
Bước 3: Thiết lập tuỳ chọn rồi nhấn “Lưu”
Trong trường hợp bạn đã mở nhận “Thông báo” mà vẫn chưa hiển thị thông báo thì cần kiểm tra lại phân quyền hoặc liên hệ team CloudGO hỗ trợ.
5. Chatbox
Tại thanh công cụ, bạn có thể click vào đây để truy cập vào màn hình quản lý Chatbox Zalo (hay còn gọi là hộp chat zalo tập trung trên CRM).
Tính năng Chatbox Zalo là tính năng hỗ trợ sử dụng Zalo OA trên CRM. Thông qua tính năng này bạn có thể tiếp nhận cuộc chat và phản hồi lại khách hàng trực tiếp trên hệ thống CRM mà không cần phải thực hiện trên kênh Zalo OA
Lưu ý: Đây là tính năng cộng thêm (không phải mặc định có sẵn). Trong trường hợp hệ thống bạn có đăng ký sử dụng tính năng Chatbox Zalo và bạn được phân quyền quản lý thì sẽ có icon này.
Tham khảo chi tiết hướng dẫn sử dụng tính năng Chatbox Zalo trên CRM tại đây
6. Lịch làm việc
Thông qua icon này bạn có thể truy cập nhanh vào module Lịch làm việc để quản lý, theo dõi và xem các hoạt động, công việc của bạn và team nhóm như: Lịch gọi điện chăm sóc khách hàng, lịch meeting – họp với khách hàng, các công việc cần làm theo từng khoảng thời gian cụ thể (theo ngày/theo tuần/theo tháng,…)
Trong module Lịch làm việc sẽ hỗ trợ các tính năng sau:
– Lịch của tôi: Cho phép bạn xem tất cả các hoạt động (Cuộc gọi/Cuộc họp) và công việc và các thông tin khác mà bạn đang phụ trách.
Tại đây bạn có thể thực hiện các thao tác như:
– Lịch chia sẻ: Cho phép bạn xem hoạt động (Cuộc gọi/Cuộc họp) của user khác (bao gồm cả user của bạn). Điều kiện để xem được là lịch đó phải được chia sẻ công khai.
Tại đây bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
– Danh sách lịch tổng hợp: Hiển thị tổng hợp tất cả danh sách lịch của bạn và nhân viên bên dưới.
Ngoài ra bạn còn có thể thực hiện các thao tác khác (khi chọn dữ liệu)
Tham khảo chi tiết hướng dẫn sử dụng module Lịch làm việc tại đây
7. Báo cáo
Thông qua icon này bạn có thể truy cập nhanh vào module báo cáo để tìm và xem các báo cáo có sẵn. Trong trường hợp những báo cáo có sẵn này chưa đáp ứng nhu cầu của bạn, bạn có thể chủ động tạo các báo cáo chi tiết (có thể xuất ra file excel), báo cáo biểu đồ (có thể đưa ra trang chủ để theo dõi) theo nhu cầu.
Tại đây bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
Trong trường hợp bạn muốn chuyển báo cáo từ thư mục này sang thư mục khác thì thao tác như sau:
Bước 1: Tìm kiếm và chọn báo cáo cần chuyển thư mục
Bước 2: Nhấn icon “Chuyển” và chọn thư mục muốn chuyển rồi nhấn “Lưu” là xong
Tham khảo chi tiết hướng dẫn tạo báo cáo theo nhu cầu tại đây
Tham khảo tài liệu mô tả ý nghĩa danh sách báo cáo có sẵn của hệ thống tại đây
8. Màn hình điều hành
Thông qua icon này bạn có thể truy cập nhanh vào module màn hình điều hành (hay còn gọi là Kanban view). Tại màn hình này bạn có thể quản lý dữ liệu theo dạng bảng theo các tuỳ chọn bạn thiết lập.
Tại đây bạn có thể thiết lập để lựa chọn xem các dữ liệu quan trọng cần theo dõi:
Tham khảo chi tiết hướng dẫn quản lý màn hình điều hành tại đây
9. Thông tin tài khoản user
Thông qua icon này bạn có thể truy cập nhanh vào thông tin tài khoản cá nhân của mình để quản lý chỉnh sửa – cập nhật các thông tin khi cần.
Tham khảo hướng dẫn chi tiết thiết lập thông tin tài khoản cá nhân tại đây