Trong bài viết này sẽ hướng dẫn 4 cách thêm Đơn hàng trong CloudPRO CRM
– Tạo thủ công
– Tạo từ profile Người liên hệ, profile công ty.
– Tạo từ profile của Sản phẩm
– Tạo từ việc chuyển đổi Báo giá thành Đơn hàng
– Import hàng loạt Đơn hàng
1. Tạo thủ công
✍ Bước 1: Truy cập vào module “Đơn hàng”
✍Bước 2: Tại màn hình danh sách của “Đơn hàng”, Click chọn “Thêm đơn hàng”
✍Bước 3: Tại màn hình tạo mới nhập đầy đủ các thông tin cần thiết sau đó click “Lưu”
Thông tin Đơn hàng:
Ghi chú:
1.Tiêu đề: Tiêu đề của đơn hàng
2. Cơ hội: Thông tin cơ hội liên quan đến đơn hàng này
3. Mã khách hàng: Mã khách hàng liên quan đến đơn hàng (Mã này có thể thiết lập chạy tự động hoặc nhập tay theo quy định)
4. Báo giá: Thông tin báo giá liên quan đến đơn hàng này
5. Đơn hàng mua: thông tin đơn hàng mua liên quan đến đơn hàng này (nếu có)
Ví dụ: Khi khách hàng đặt đơn hàng 254 nhưng kho hết hàng, bạn phải đặt đơn hàng mua 452 tới nhà cung cấp để có hàng giao cho khách. Vậy Đơn hàng mua 452 này có liên quan tới đơn đặt hàng 254. Bạn có nhập thông tin đơn hàng mua vào đây để theo dõi thêm.
6. Người liên hệ: Người liên hệ liên quan tới đơn hàng này
7. Nguồn: Đơn hàng này đến từ nguồn nào
8. Ngày kết thúc: Ngày kết thúc đơn hàng này
9. Đơn vị vận chuyển: Thông tin đối tác vận chuyển, giao hàng (Nếu có)
10. Đang chờ:
11. Tình trạng: Tình trạng của Đơn hàng (Đã chuyển, Đã xem, Chấp nhận…)
12. Hoa hồng: là khoản thưởng cho sale, cho đại lý, cửa hàng,.. được tính theo phần trăm đơn hàng đã hoàn thành.
13. Thuế tiêu thụ đặc biệt: là loại thuế gián thu đánh vào một số hàng hóa đặc biệt do các doanh nghiệp sản xuất và tiêu thụ lại.
14. Công ty: Thông tin công ty khách hàng liên quan đến Đơn hàng, Người liên hệ đã nêu ở mục 5 là đại diện của công ty.
15. Giao cho: User phụ trách đơn hàng này
16. Loại khách hàng: Đơn hàng này của khách hàng mới hay cũ
17. Tên người nhận: Tên người nhận đơn hàng
18. Số điện thoại: Số điện thoại người nhận đơn hàng
19. Chiến dịch: Đơn hàng này đến từ chiến dịch tiếp thị nào của công ty bạn.
Thông tin hóa đơn định kì
Tick chọn và thiết lập tạo hóa đơn định kì. Tạo hóa đơn định kỳ khi khách hàng mua sản phẩm liên tục theo 1 chu kì nhất định như: 1 tuần mua 1 lần, 1 tháng mua 2 lần cùng 1 sản phẩm, cùng 1 đơn hàng.
Thông tin địa chỉ sẽ xuất hóa đơn và giao hàng:
Điều khoản và Điều kiện: Bạn có thể đưa ra điều kiện thanh toán (nếu có) để 2 bên mua – bán thỏa thuận.
Mô tả: Nhập thông tin mô tả Đơn hàng (nếu có)
Chi tiết: Thông tin các sản phẩm/dịch vụ trong đơn hàng
Ghi chú:
1.Gói sản phẩm: một gói bao gồm nhiều sản phẩm, nhiều dịch vụ hoặc một gói bao gồm cả sản phẩm và dịch vụ đã được tạo sẵn từ trước.
2. Vùng tính thuế: bạn có thể chọn khu vực tính thuế (nếu có).
3. Loại tiền: chọn loại tiền tệ áp dụng cho đơn giá sản phẩm/dịch vụ.
4. Cách tính thuế: Có 2 loại tính thuế:
– Nếu theo từng mặt hàng: thuế sẽ được cộng thêm trên từng sản phẩm/dịch vụ.
– Nếu theo nhóm: thuế sẽ được cộng thêm trên từng nhóm sản phẩm/dịch vụ.
5. Xóa sản phẩm/dịch vụ: bạn có thể loại bỏ sản phẩm/dịch vụ ra khỏi đơn hàng.
6. Click vào biểu tượng để lựa chọn sản phẩm.
7. Click vào biểu tượng để lựa chọn dịch vụ.
8. Thêm mô tả cho sản phẩm/dịch vụ (nếu có).
9. Thêm sản phẩm/dịch vụ
10. Số lượng sản phẩm/dịch vụ trong đơn hàng
11. Đơn giá: Đơn giá cho 1 sản phẩm, đơn giá này sẽ được tự động cập nhật theo thông tin sản phẩm
12. Bạn click vào nếu mặt hàng có chính sách giảm giá riêng (chữ màu xanh dương)
13. Nếu mặt hàng có chính sách giá riêng, bạn có thể click vào đây để lựa chọn bảng giá áp dụng cho mặt hàng tương ứng.
Ngoài ra, ở phần chi tiết thanh toán, nếu có giảm giá, phí vận chuyển, dịch vụ hay thuế, bạn có thể click vào các dòng chữ màu xanh dương để áp dụng các khoản cho đơn hàng:
Sau khi nhập xong thông tin và chọn “Save” thành công, tại màn hình chi tiết của một Đơn hàng, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
Ghi chú:
1.Khu vực tìm kiếm cục bộ
2. Khu vực tiện ích:
– Tạo nhanh dữ liệu
– Notification:Xem thông báo khi có cập nhật mới
– Calendar: Xem Lịch làm việc
– Báo cáo: Xem báo cáo
– Quản lý Task
– Quản lý thông tin cá nhân.
3. Thêm mới Đơn hàng và nhập liệu Đơn hàng (import danh sách Đơn hàng)
4. Click chọn để di chuyển qua – lại giữa các màn hình chi tiết của các Đơn hàng.
5. Các thao tác như:
– Sửa, cập nhật thông tin Đơn hàng
– Theo dõi: Đánh dấu theo dõi để nhận được thông báo khi thông tin được cập nhật trên dữ liệu Đơn hàng quan trọng mà bạn không trực tiếp phụ trách.
– Các thao tác khác như:
+ Xóa: Chọn để xóa Đơn hàng này
+ Nhân đôi: Chọn để tạo thêm 1 bản sao của Đơn hàng này
+ Xuất ra file PDF: Chọn để xuất Đơn hàng này ra file PDF
+ Gửi Email kèm PDF: Chọn để gửi mail (kèm file PDF) cho Người liên hệ chính trong Đơn hàng.
+ Chuyển Đơn hàng thành Hóa đơn, Đơn hàng mua.
6. Thanh menu chính của phần mềm CRM
7. Tóm tắt thông tin Đơn hàng
– Tên Đơn hàng
– Tên NLH liên quan đến Đơn hàng
– Tình trạng của Đơn hàng
– Giá trị của Đơn hàng
– Công ty liên quan tới Đơn hàng
– Người phụ trách Đơn hàng.
8. Gắn tag: Gắn Tag giống là nhóm tất cả các Đơn hàng có chung đặc điểm lại với nhau. Chức năng gán Tag giúp bạn có thể lưu thông tin Đơn hàng của mình vào chung 1 Tag, bạn có thể xem danh sách dữ liệu theo Tag đã gắn.
9. Các màn hình chính:
– Tổng quan: Màn hình thể hiện thông tin 1 cách tổng quan, bao quát
– Chi tiết: Màn hình thể hiện thông tin chi tiết của Đơn hàng
– Nhật ký: Thông tin nhật ký của Đơn hàng từ lúc bắt đầu cho tới hiện tại, ai tạo, ai thay đổi được cập nhật lại.
10. Các tab liên quan:
– Hoạt động: Thêm mới & quản lý danh sách các cuộc gọi/cuộc hẹn, task công việc
– Tài liệu: Lưu trữ các tài liệu liên quan đến Đơn hàng
– Hóa đơn: Tại đây bạn có thể theo dõi, quản lý danh sách Hóa đơn với Đơn hàng này.
– Phiếu thu/Phiếu chi: Quản lý thông tin phiếu thu/phiếu chi liên quan đến đơn hàng này.
11. Thông tin của Báo giá
2. Tạo từ việc chuyển đổi Báo giá thành Đơn hàng
✍ Bước 1: Vào màn hình chi tiết của Báo giá, click vào “Thao tác”, chọn “Chuyển thành Đơn hàng”
✍Bước 2: Tại màn hình tạo mới đơn hàng, nhập các thông tin cần thiết, xem lại mục sản phẩm/ dịch vụ và bổ sung thêm (nếu có phát sinh), sau đó click “Save”
Tham khảo chi tiết tại Chuyển báo giá thành đơn hàng
3. Tạo từ profile Người liên hệ, Công ty
Từ profile chi tiết của Người liên hệ
Từ profile chi tiết của Công ty:
4. Tạo từ profile của Sản phẩm
Bước 1: Tại màn hình chi tiết của “Sản phẩm”, bạn di chuyển tới “Thao tác” -> chọn “Thêm Đơn hàng”
Bước 2: Nhập thông tin cần thiết của Đơn hàng rồi chọn “Lưu”
Khi bạn chọn “Thêm Đơn hàng” từ màn hình chi tiết của sản phẩm, hệ thống tự động mapping sản phẩm đó vào Đơn hàng, ngoài sản phẩm đã được mapping thì bạn cũng có thể chọn thêm sản phẩm, dịch vụ khác vào Đơn hàng.
Sau khi “Lưu” thành công, Đơn hàng vừa tạo được hiện tab “Đơn hàng” của màn hình chi tiết Sản phẩm liên quan và danh sách Đơn hàng trong module “Đơn hàng”
5. Import Đơn hàng
Một số lưu ý khi thực hiện import vào hệ thống:
Lưu ý:
– Để import được dữ liệu hàng loạt vào CRM, bạn cần nhập liệu theo mẫu file excel chuẩn mà CloudPRO CRM đã cung cấp.
– Bạn không nên lạm dụng chức năng Import, chức năng này chỉ nên sử dụng khi mới bắt đầu sử dụng CRM nhằm mục đích chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ (Excel…) vào CRM.
– Dòng đầu tiên trong file excel KHÔNG ĐƯỢC TRỐNG.
– Những trường dữ liệu có dấu (*) là bắt buộc phải có
– Sau khi Import xong phải nhấn kết thúc thì User khác mới tiếp tục import được.
Các bước thực hiện import Đơn hàng:
Bước 1: Truy cập vào module “Đơn hàng”
Bước 2: Click vào chọn “Nhập dữ liệu”
Bước 3: Tại màn hình Import click chọn file import (nếu đã có) hoặc download file import mẫu về, sau đó click “Tiếp” để sang bước tiếp theo
Bước 4: Cấu hình bắt trùng thông tin
Bước 5: Mapping các trường dữ liệu
Bước 6: Kiểm tra lại thông tin và click vào chọn “Import”
Tham khảo chi tiết tại Import danh sách dữ liệu