Quản lý tiến độ xử lý bằng Kanban – Hướng dẫn sử dụng CloudPRO CRM

Kanban View là một công cụ giúp bạn có một cái nhìn trực quan nhất về dữ liệu cũng như là cung cấp các thao tác hỗ trợ trực tiếp ngay trên bảng hiển thị…

Ngày nay, các doanh nghiệp thường xuyên gặp phải tình trạng quá tải trong công việc và gặp các triệu chứng stress dẫn tới hiệu suất công việc giảm đi trông thấy. Vì vậy, chúng ta cần có những phương pháp làm việc hiệu quả để sắp xếp công việc khoa học hơn và nâng cao hiệu suất rõ rệt.

Có rất nhiều cách quản lý công việc và ngày nay mô hình Kanban vẫn là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp.

Kanban View là một công cụ giúp bạn có một cái nhìn trực quan nhất về dữ liệu cũng như là cung cấp các thao tác hỗ trợ trực tiếp ngay trên bảng hiển thị. Nói một cách đơn giản, Kanban View là chế độ xem dữ liệu theo bảng với những thông tin hiển thị trực quan, được lọc và sắp xếp theo từng cột khác nhau.

Ở bài viết này sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn thế nào là quản lý công việc theo phương pháp Kanban và cách quản lý công việc theo bảng Kanban, cụ thể là cách quản lý trạng thái xử lý Ticket trên màn hình này:

Tại màn hình danh sách Ticket, click vào biểu tượng để vào màn hình Kanban:

Tại màn hình Kanban, bạn có thể quản lý các Ticket theo tình trạng một cách hiệu quả với các chức năng hỗ trợ sau đây:

1. Lựa chọn trường thông tin hiển thị cho thẻ

Trên bảng Kanban sẽ hiển thị các thẻ Ticket cần được xử lý, phần mềm cho phép bạn có thể sắp xếp các trường thông tin quan trọng nhất của Ticket hiển thị ngay trên mỗi thẻ để dễ dàng theo dõi và nhận dạng những Ticket cần ưu tiên xử lý trước.

Để thực hiện việc lựa chọn trường thông tin hiển thị cho thẻ, bạn vui lòng tham khảo hướng dẫn dưới đây:

✍ Bước 1: Click vào biểu tượng

✍Bước 2: Tại form cấu hình trường hiển thị, bạn nhấp vào ô text và chọn trường cần hiển thị bên ngoài, sau đó click “Lưu”

Kết quả sau khi sắp xếp các trường thông tin hiển thị ra bên ngoài:

2. Đổi màu cột trong bảng Kanban

Để dễ dàng phân biệt tính chất, đặc thù từng giai đoạn xử lý Ticket qua các cột, bạn có thể đề xuất với người quản trị hệ thống (Admin) để thay đổi màu sắc hiển thị trong các cột.

3. Tìm kiếm thẻ Ticket

Trong những trường hợp khối lượng Ticket cần được xử lý quá nhiều, bạn không thể tìm kiếm những Ticket mình mong muốn bằng thủ công, phần mềm CloudPRO CRM cho phép bạn tìm kiếm nhanh tại thanh tìm kiếm bằng cách nhập từ khóa.

4. Xem thông tin thẻ Ticket

Để xem thông tin về Ticket qua thẻ tương ứng trên Kanban, bạn vui lòng tham khảo hướng dẫn dưới đây:

✍Bước 1: Click vào tiêu đề của thẻ muốn xem

✍Bước 2: Màn hình hiển thị thông tin tóm tắt của Ticket, nếu muốn xem chi tiết, bạn click vào “Xem chi tiết” để vào màn hình chi tiết của Ticket

5. Di chuyển thẻ

Di chuyển thẻ nhằm mục đích cập nhật trạng thái xử lý Ticket. Trong quá trình xử lý, nếu Ticket chuyển sang giai đoạn xử lý khác, bạn có thể cập nhật trạng thái bằng cách kéo thẻ Ticket tương ứng đến cột trạng thái hiện tại.

✍Bước 1: Lựa chọn thẻ muốn di chuyển, nhấn giữ chuột trái và kéo thẻ sang cột tương ứng

✍ Bước 2: Xem kết quả sau khi di chuyển thẻ

6. Các chức năng khác

Ngoài các chức năng hỗ trợ chính như đã hướng dẫn ở trên, phần mềm CloudPRO CRM còn có một số chức năng phụ khác giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý các Ticket tại màn hình Kanban.

a. Làm mới dữ liệu

Trong một số trường hợp đặc biệt khi có Ticket mới nhưng màn hình chưa được cập nhật, bạn có thể refresh lại dữ liệu bằng cách click vào biểu tượng

b. Xem Hoạt động liên quan (Cuộc gọi/Cuộc họp/Công việc)

Bạn có thể tạo và xem các hoạt động liên quan đến Ticket bằng cách click vào biểu tượng để tạo hay click vào biểu tượng tương ứng để xem thông tin hoạt động