Trong bài viết này sẽ hướng dẫn 3 cách chính thêm tạo mới thông tin Khách hàng Thô

• Tạo cơ bản
• Import file excel
• Tự động từ các kênh

1. Tạo cơ bản

Tạo cơ bản là thao tác truy cập vào module khách hàng Thô để ghi nhận từng thông tin khách hàng thô.

Ví dụ: Bạn lên trên 1 trang website tìm thông tin khách hàng, bạn tìm thấy thông tin khách hàng này phù hợp với đối tượng khách hàng mà công ty bạn hướng đến, bạn muốn ghi nhận thông tin khách hàng này trên CRM để tiếp cận, bạn làm như sau:

Bước 1: Truy cập vào module “KH thô”

Bước 2: Tại màn hình danh sách của Khách hàng Thô, click chọn “Thêm KH thô”

Bước 3: Tại màn hình tạo mới nhập đầy đủ các thông tin cần thiết sau đó click “Lưu”

Lưu ý: Các trường có dấu * là trường bắt buộc phải nhập mới cho lưu

• Thông tin liên hệ chung: Nhập thông tin về khách hàng thô mà bạn có
• Thông tin địa chỉ: Khi bạn nhập địa chỉ khách hàng vào đây, thì hệ thống sẽ liên kết tới Google map và gợi ý cho bạn một số địa chỉ bên dưới, nếu là địa chỉ bạn muốn nhập thì chọn, sau khi chọn các ô Quận/Huyện, Tỉnh/TP, Quốc gia hệ thống tự điền vào. Nếu Google map không có thì nhập text bình thường.
• Thông tin mô tả: Ghi nhận những thông tin khác về KH thô tại đây
• Thông tin quản lý: Giao cho: Mặc định của hệ thống ai là người ghi nhận khách hàng Thô sẽ giao cho người đó phụ trách, trong trường hợp bạn muốn giao lại dữ liệu cho nhân viên khác phụ trách, bạn nhập tên User muốn giao.

Sau khi nhập xong các thông tin, nhấn “Lưu” là hoàn thành tạo khách hàng Thô và tiếp tục các luồng chăm sóc, tiếp cận khác

Bước 4: Màn hình chi tiết của thông tin KH thô vừa nhập

2. Import file danh sách

Import file danh sách Excel là thao tác giúp bạn nhập hàng loạt dữ liệu vào hệ thống. Ví dụ như data bạn mua bên ngoài về 500-1000 data hoặc data bạn chạy quảng cáo thu về được,…thao tác này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức ngồi nhập dữ liệu.

Để import file excel lên hệ thống, bạn cần chuẩn hoá dữ liệu theo template của CloudPRO CRM.

Bước 1: Tải file Template import

Truy cập vào đường dẫn sau đây để tải file template import khách hàng thô

Lưu ý: File mẫu này là file mẫu mặc định, cơ bản của hệ thống, trong trường hợp dự án bạn có thay đổi như: thêm bớt trường quản lý, thay đổi các giá trị dropdown chọn sẵn,… thì bạn chủ động cập nhật lại file mẫu cho phù hợp. Với những dữ án nào team CloudPRO CRM có hỗ trợ setup file mẫu, bạn liên hệ CloudPRO CRM để đươc hỗ trợ.

Bước 2: Chuẩn hoá data vào file template

Trong quá trình chuẩn hoá sẽ có 1 số lưu ý như sau:

• Định dạng toàn bộ file dạng “Text” (Văn bản) trước khi nhập dữ liệu
• Dòng đầu tiên của file không được để trống (tham khảo hình bên dưới)
• Các cột màu đỏ là thông tin bắt buộc phải nhập, nếu để trống thì sẽ không import được vào hệ thống. Các cột màu đen có thể bỏ qua khi không có dữ liệu.
• Những cột lựa chọn giá trị định sẵn (dropdown) ví dụ trường “Danh xưng”, “Loại khách hàng”, “Nguồn”,…Nếu chọn giá trị khác so với các giá trị đc định sẵn thì sau khi import kết quả sẽ hiện giá trị “Không xác định”.
• Tiêu đề của các cột trong file excel tương ứng với tiêu đề các trường thông tin trên CRM. Nếu nhập tiêu đề khác so với trên CRM thì sẽ không mapping và import thông tin này vào được.
• Những cột ngày tháng, ví dụ như “Ngày sinh” thì nhập theo đúng template dd – mm – yyyy hoặc dd/mm/yyyy (ví dụ 10-02-1991). Các trường hợp chỉ nhập ngày hoặc nhập năm thì không import thông tin này vào được.
• Cột “Giao cho” nhập tên truy cập của người phụ trách thông tin khách hàng. Bạn muốn giao data cho User nào thì nhập “Tên truy cập” của User đó. Ví dụ muốn giao cho User Hường thì nhập “thuhuong”

Sau khi chuẩn hoá xong bạn sẽ tiến hành nhập dữ liệu

Bước 3: Truy cập vào module khách hàng Thô để thực hiện nhập dữ liệu hàng loạt từ file Excel

Bước 4 : Tại màn hình danh sách khách hàng Thô, bạn nhấn chọn “Nhập dữ liệu”

Bước 5: Chọn file đã chuẩn hoá dữ liệu để import lên hệ thống rồi nhấn nút “Tiếp”

Bước 6: Xử lý dữ liệu trùng lặp

Trong trường hợp file danh sách bạn chuẩn bị import lên có chứa dữ liệu trùng lặp với dữ liệu đã có trên hệ thống hoặc trong cùng 1 file bạn nhập trùng 2 (3,4,..) dòng dữ liệu, những trường hợp trùng lặp bạn sẽ xử lý như thế nào?

Trên CloudPRO CRM để xử lý dữ liệu trùng lặp khi import bạn cần thiết lập:

– Tiêu chí để hệ thống xác định đây là dữ liệu trùng lặp (dữ liệu trong file Excel và dữ liệu trên CRM): Các tiêu chí này có thể tùy thuộc theo lựa chọn của bạn bằng cách lựa chọn giá trị cột bên trái và di chuyển sang cột bên phải

Ví dụ ở đây tôi xác định dữ liệu trùng lặp với nhau bằng “Di động”

– Cách xử lý đối với những dữ liệu trùng lặp này thì làm như thế nào.

+ Bỏ qua (Skip): Với tùy chọn này, nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo thông tin Di động) thì hệ thống sẽ bỏ qua không import dòng dữ liệu (trên file Excel) vào CRM vì phát hiện trên CRM đã có thông tin dữ liệu này rồi.

+ Ghi đè (Overwrite): Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo thông tin Di động) thì hệ thống sẽ ghi đè dữ liệu theo thông tin từ file excel thay thế dữ liệu trên CRM.

– Gộp trùng (Merge): Với tùy chọn này nếu dữ liệu từ file excel và dữ liệu trên CRM có trùng nhau theo tiêu chí bắt trùng (Ví dụ: trùng theo thông tin Di động) thì hệ thống sẽ kiểm tra, trên CRM có trường thông tin nào còn trống mà trên file Excel có thông tin, thì sẽ cho phép bổ sung dữ liệu từ file excel vào CRM. (Lưu ý chỉ cập nhật trường thông tin còn trống, trường thông tin nào đã có dữ liệu thì sẽ không cập nhật nữa).

Ví dụ: Trên CRM không có email, file excel có email, thì sau khi Import trường email sẽ được cập nhật trên CRM

Ở đây tôi chọn tiêu chí check trùng theo “Di động” và nếu gặp dữ liệu bị trùng thì sẽ “Bỏ qua”. Nghĩa là khi tôi import vào CRM, hệ thống sẽ tìm xem có dữ liệu khách hàng thô nào trong file Excel và trên CRM trùng với nhau (theo Di động) không, nếu phát hiện trên CRM đã có thì sẽ không imort dòng dữ liệu trên file Excel vào nữa.

Bước 7: Nhấn nút “Tiếp”.

Trong trường hợp bạn không cần xử lý dữ liệu trùng lặp thì nhấn “Bỏ qua bước này” (tức là bỏ qua bước 6 ở trên). Lưu ý nếu chọn phương án này thì hệ thống sẽ không check trùng và khả năng import trùng data là có thể xảy ra.

Bước 8: Thiết lập mapping các trường dữ liệu

Trong bước này, bạn cần xác định cột thông tin nào trên excel tương ứng với trường thông tin nào trên CRM

Lưu ý: Nếu tên cột trên file excel giống với trên trường trên CRM thì hệ thống tự mapping sẵn cho bạn, việc của bạn là rà soát lại lần nữa để đảm bảo thông tin mapping được chính xác. Trong trường hợp tên cột trong file excel khác với tên trường trên CRM thì hệ thống sẽ không tự mapping được mà bạn cần chủ động thiết lập mapping cho những cột thông tin còn này (ví dụ như hình bên dưới)

Bước 9: Kiểm tra lại thông tin một lần nữa và nhấn chọn “Import”

Bước 10: Kết quả sau khi import dữ liệu:

Ghi chú:

1. Đã import dữ liệu: số dòng dữ liệu đã quét / tổng số dòng dữ liệu có trong file Excel
2. Số bản ghi tạo mới: số dòng dữ liệu được tạo mới trên CRM (Ở đây bằng 0 vì những dữ liệu này bị trùng với dữ liệu trên CRM nên bỏ qua không import vào)
3. Khi bạn chọn phương thức xử lý dữ liệu trùng là “Ghi đè” (Overwrite), thì đây là số dòng dữ liệu đã được cập nhật (ghi đè) lên dữ liệu đã có trên CRM.
4. Khi bạn chọn phương thức xử lý dữ liệu trùng là “Bỏ qua” (Skip), thì đây là số dòng dữ liệu đã bị bỏ qua không Import vào CRM. Bạn có thể Click chọn “Chi tiết” và tải file dữ liệu bị bỏ qua về để check lại.

5. Khi bạn chọn phương thức xử lý dữ liệu trùng là “Gộp trùng” (Merge), thì đây là số dòng dữ liệu đã được gộp – bổ sung các trường thông tin giữa file excel và trên CRM,

6. Với những dữ liệu không thoả mãn phần lưu ý khi chuẩn hoá dữ liệu như: Phần thông tin dữ liệu bắt buộc bỏ trống, không nhập hoặc giá trị dropdown không trùng khớp thì hệ thống sẽ không cho import dòng dữ liệu này vào. Và đây chính là số dòng dữ liệu import thất bại. Bạn có thể Click vào “Chi tiết” và tải file này về để kiểm tra

Ở cột cuối cùng trong file tải về có mô tả nguyên nhân vì sao không import dòng này vào được. Bạn chuẩn hoá lại dữ liệu rồi thực hiện import lại. Ở ví dụ này, cột “Tên” là cột bắt buộc nhưng lại không có thông tin nên không import vào được.

Bước 11: Sau khi import xong bạn nhấn “Kết thúc” để User khác có thể tiếp tục thực hiện import.

Nếu bạn không nhấn “Kết thúc” khi User khác thực hiện import sẽ báo như thế này:

Lúc này, nếu bạn không còn ở màn hình thông báo kết quả import (như bước 10). Để kết thúc quy trình nhập dữ liệu bạn vào lại module khách hàng thô, sau đó nhấn “Nhập dữ liệu” để hiện lên bảng kết quả import và nhấn “Kết thúc” hoàn tất quá trình import

3. Tự động

Ngoài những thông tin khách hàng mà bạn đã ghi nhận chủ động, trong trường hợp hệ thống bạn có tích hợp với các kênh như Zalo OA, Chatbot (Facebook), thì module khách hàng Thô còn là nơi ghi nhận thông tin khách hàng ban đầu.

a. Zalo OA

Nếu hệ thống bạn có tích hợp CRM – Zalo OA, khi khách hàng nhấn “Quan tâm” kênh Zalo OA của bạn OA thì ngay lập tức “Tên tài khoản Zalo” của khách hàng sẽ được đổ về module Khách hàng Thô. Sau đó thì khách hàng cung cấp thêm các thông tin khác qua form như Điện thoại, Địa chỉ thì hệ thống tự chuyển đổi khách hàng thô này lên Lead.

Để tìm những danh sách khách hàng Thô được đổ về từ kênh Zalo OA, bạn sẽ dựa theo trường thông tin “Đồng bộ Zalo”

User quản trị hệ thống CRM của bạn, có thể kéo cột “Đồng bộ Zalo” ra màn hình danh sách khách hàng Thô để dễ tìm kiếm

Hoặc tạo bộ lọc danh sách, tự động phân loại khách hàng thô từ kênh Zalo OA

b. Chat bot

Nếu hệ thống bạn có tích hợp với Chatbot – một cung cụ kết nối Fanpage Facebook với CRM, khi khách hàng nhấn “inbox” vào trang Fanpage của bạn, thì ngay lập tức “Tên tài khoản Facebook” của khách hàng sẽ được đổ về module Khách hàng Thô. Sau đó thì khách hàng cung cấp thêm các thông tin khác qua kịch bản như Điện thoại, Email thì hệ thống tự chuyển đổi khách hàng Thô này lên Lead.

Để tìm những danh sách khách hàng Thô được đổ về từ kênh Chatbot (Fanpage Facebook), bạn sẽ dựa theo trường thông tin “Nguồn input” = Hana / Botbanhang (tuỳ theo đơn vị nhà cung cấp bạn đã lựa chọn)

Ví dụ một hồ sơ khách hàng:

User quản trị hệ thống CRM của bạn, có thể kéo cột “Nguồn input” ra màn hình danh sách khách hàng Thô để dễ dàng tìm kiếm thông tin khách hàng từ kênh này đổ về

Hoặc tạo bộ lọc danh sách, tự động phân loại khách hàng thô từ kênh Chatbot (Facebook)