Là màn hình thể hiện thông tin dữ liệu tổng quan của 1 module. Các dữ liệu này được hiển thị dạng danh sách. Tại màn hình này, bạn có thể xem các thông tin như: Tổng số dữ liệu đang phụ trách, dữ liệu nào được tương tác mới nhất,… giúp bạn có cái nhìn đánh giá tổng quan.
Ví dụ minh hoạ bên dưới là màn hình danh sách module Cơ hội
Các tính năng trên màn hình danh sách sẽ được hiển thị tuỳ thuộc vào thao tác user:
– Khi không chọn dữ liệu
– Khi chọn dữ liệu
Trên màn hình danh sách hệ thống CloudPRO CRM sẽ hỗ trợ bạn các tính năng sau:
1. Xem HDSD module
Trong mỗi module sẽ có các thao tác và các bước quản lý khách nhau, để tham khảo hướng dẫn sử dụng module, bạn click vào icon chấm hỏi ở góc phải trên cùng để đi đến trang tài liệu hướng dẫn các thao tác.
2. Thiết lập cột hiển thị trên màn hình danh sách
Tại màn hình danh sách, bạn có thể thiết lập (thêm/bớt/sắp xếp vị trí hiển thị) cột hiển thị theo nhu cầu cần ưu tiên xem những liệu nào quan trọng.
– Với bộ lọc “Tất cả” thì chỉ có user quản trị hệ thống mới có quyền thực hiện thao tác này, khi user admin thao tác thì toàn bộ hệ thống sẽ được áp dụng chung như vậy.
- Các cột đang hiển thị trên màn hình danh sách
- Các cột đang ẩn, có thể tìm kiếm và đưa ra màn hình danh sách
Tại popup thiết lập các thông tin trên màn hình danh sách, bạn nhấn vào ô phía số 2, tìm kiếm và chọn để đưa thông tin ra màn hình danh sách
Sau khi chọn thì thông tin này hiển thị ở cuối cùng (nếu số lượng cột nhiều bạn di chuyển thanh trượt xuống dưới để xem thông tin vừa đưa ra).
Sau đó bạn có thể di chuyển chuột để sắp xếp vị trí muốn hiển thị. Cuối cùng nhấn “Cập nhật danh sách” là xong.
Sau khi thêm thông tin thành công, cột “Theo dõi” đã hiển thị trên màn hình danh sách.
– Đối với bộ lọc danh sách do các user đã tạo, thì ai là người tạo thì sẽ có quyền thiết lập các thông tin hiển thị trên bộ lọc danh sách của mình. Để thiết lập bạn cũng thực hiện thao tác tương tự như trên, thay vì chọn bộ lọc “tất cả” thì chọn bộ lọc bạn đã tạo để thực hiện sắp xếp
3. Xem tổng số lượng dữ liệu trong module
Để xem số lượng dữ liệu của 1 module (ví dụ module Cơ hội), bạn chọn bộ lọc “Tất cả”, sau đó nhấn “icon Chấm hỏi” để xem.
Lúc này bạn sẽ biết được tổng số cơ hội mà hệ thống bạn đang có là bao nhiêu
Tương ứng để xem tổng số dữ liệu của một bộ lọc bạn cũng thao tác tương tự, chọn bộ lọc cần xem rồi click vào icon “Dấu chấm hỏi”
Ví dụ: Tôi cần xem tống số cơ hội đang thương lượng đàm phán
4. Tìm kiếm dữ liệu trong module
Tính năng tìm kiếm tại màn hình danh sách còn gọi là tìm kiếm cục bộ – tìm kiếm dữ liệu trong một module. Ở đây bạn có thể nhập các từ khoá để tìm kiếm theo các thông tin trên màn hình.
Ví dụ: Tại module Cơ hội, tôi muốn tìm tất cả cơ hội liên quan đến công ty A. Tại ô “Công ty” tôi nhập tên công ty A (bạn nên nhập từ khoá không nên nhập đầy đủ tên công ty)
Khi kết quả hiện ra tôi biết được công ty A này có bao nhiêu cơ hội bán hàng với tôi và tình trạng của từng cơ hội như thế nào.
Để xoá từ khoá tìm kiếm trở về màn hình ban đầu bạn nhấn vào icon “Xoá” (hoặc dùng phím xoá trên bàn phím và nhấn “tìm kiếm”)
5. Xem nhanh một dữ liệu
Khi bạn muốn xem nhanh 1 dữ liệu đang có trên màn hình danh sách, bạn di chuyển tới dòng dữ liệu muốn xem và nhấn icon “hình mắt”
Ví dụ: Tại màn hình danh sách Cơ hội, tại dòng dữ liệu cơ hội của công ty A, bạn muốn nội dung các bình luận đã trao đổi đối với dữ liệu này (trên màn hình danh sách không có thông tin này):
Màn hình xem nhanh dữ liệu hiện lên, bạn có thể nhấn “Xem chi tiết” để xem đầy đủ các thông tin của dữ liệu.
Hoặc trong trường hợp ví dụ ở trên thì kéo thanh trượt xuống dưới để xem các bình luận hoặc nhật ký update đối với dữ liệu này
6. Xem chi tiết một dữ liệu
Tại màn hình danh sách bạn có thể click vào tên dữ liệu để đi vào màn hình chi tiết của 1 dữ liệu
Hoặc nhấn vào icon “Ba chấm” chọn xem chi tiết dữ liệu
7. Chỉnh sửa dữ liệu
Để chỉnh sửa = update các thông tin dữ liệu trên màn hình danh sách, bạn có thể tham khảo 2 cách dưới đây:
– Cách 1: Áp dụng trong trường hợp bạn muốn chỉnh sửa – update nhiều trường thông tin cùng 1 lúc (email, di động,…)
Tại màn hình danh sách, bạn muốn đi nhanh đến màn hình chỉnh sửa dữ liệu nào, thì tại dòng dữ liệu đó bạn nhấn vào icon “Bút chì” để đi tới màn hình chỉnh sửa – cập nhật dữ liệu.
– Cách 2: Sửa nhanh: Áp dụng trong trường hợp bạn muốn chỉnh sửa – cập nhật nhanh 1 trong những thông tin có sẵn trên màn hình danh sách thì bạn có thể tham khảo tips sử dụng sau:
Bước 1: Tại dòng dữ liệu muốn chỉnh sửa – cập nhật, bạn để chuột vào 1 khoảng trống. Sau đó nhấn chuột phải 2 lần liên tục.
Màn hình chỉnh sửa – cập nhật hiện ra, bạn thay đổi các thông tin rồi nhấn icon “Tick xanh” để lưu lại
8. Tạo mới dữ liệu
Tại đây mình có thể tạo mới dữ liệu theo 2 cách: Tạo thủ công và import danh sách (file excel) vào hệ thống.
Lưu ý: Tuỳ theo từng module mà bạn có thể sử dụng tính năng import file excel vào hệ thống.
Ví dụ hướng dẫn ở module Lead.
9. Phân loại dữ liệu
a. Tạo bộ lọc
Tạo bộ lọc là tính năng hỗ trợ user phân loại dữ liệu thành nhiều những danh sách nhỏ khác nhau. Dữ liệu tự động phân loại và đưa vào danh sách dựa trên những điều kiện mà bạn đã thiết lập.
Tạo bộ lọc giúp bạn tiết kiệm thời gian phân loại dữ liệu, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, hạn chế thao tác thủ công lặp đi lặp lại. Bên cạnh đó tạo bộ lọc còn hỗ trợ bạn trong việc setup marketing list phục vụ cho các campaign.
Tạo bộ lọc tại màn hình danh sách bao gồm các tính năng sau:
– Tạo bộ lọc phân loại danh sách mới:
Tham khảo chi tiết hướng dẫn tạo bộ lọc danh sách tại đây
– Tìm kiếm và xem bộ lọc đã bạn tạo trước đó (Danh sách của tôi)
– Xem bộ lọc danh sách được chia sẻ từ user khác (Danh sách chia sẻ)
b. Gắn tag
Gắn Tag là tính năng giúp bạn phân loại danh sách dữ liệu (có chung đặc điểm) vào chung 1 Tag và có thể tìm kiếm, xem danh sách dữ liệu đó theo Tag đã gắn.
Tính năng này phân loại dữ liệu linh động mà không cần phải theo một tiêu chuẩn hay điều kiện nào.
Ví dụ: Trong quá trình chăm sóc Lead, bạn nhận thấy có 1 số khách hàng khó tính, bạn muốn phân loại nhóm khách hàng này để lưu ý trong quá trình tiếp cận và chăm sóc. Để phân loại bằng cách gắn tag bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Tìm kiếm và chọn khách hàng đang cần gắn tag
Bước 2: Chọn icon “Ba chấm” ở trên và chọn “Gắn tag”
Bước 3: Thực hiện gắn tag
– Tìm kiếm thử xem tag mình cần gắn đã có trên hệ thống chưa, nếu có rồi thì chọn tag đó để gắn, tránh tạo trùng lặp dư thừa.
Nếu tìm kiếm tag cũ không có tag mình cần gắn, bạn chọn “Gắn tag mới”
Nếu bạn muốn chia sẻ tag này cho user khác cùng sử dụng thì nhấn “Tag chia sẻ”.
Cuối cùng nhấn “Lưu” để hoàn tất thao tác gắn tag. Tag sau khi được gắn sẽ hiển thị trong hồ sơ chi tiết dữ liệu.
Tại màn hình danh sách bạn có thể tìm kiếm nhanh những khách hàng thông qua những tag đã gắn
Lưu ý:
– Những tag được chia sẻ sẽ có màu xanh
– Những tag cá nhân, riêng tư (chỉ bạn mới nhìn thấy) thì có màu cam
– Tag của user nào tạo thì user đó mới được xoá (tham khảo hướng dẫn xoá tag tại đây)
– Bạn có thể gắn tag cho nhiều dữ liệu cùng lúc (thay vì chọn 1 dữ liệu thì chọn nhiều dữ liệu)
c. Theo dõi
Tương tự như gắn tag, bạn có thể ứng dụng tính năng “Theo dõi” để phân loại dữ liệu. Đối với những dữ liệu “quan trọng” và đặc biệt lưu ý, bạn có thể thực hiện “Theo dõi” để đánh dấu phân loại các dữ liệu này vào chung một danh sách. Sau đó có thể tìm kiếm, xem lại dữ liệu những dữ liệu đã theo dõi.
Ví dụ: Trong quá trình chăm sóc Lead, có 1 số Lead cực kỳ tiềm năng và cần quan tâm, chăm sóc nhiều hơn, bạn sẽ đánh dấu “theo dõi” để phân loại những Lead này vào một danh sách. Để phân loại bạn tham khảo hướng dẫn dưới đây:
– Theo dõi từng dữ liệu:
– Theo dõi hàng loạt dữ liệu:
Ví dụ: Tôi có 5 cơ hội dự kiến chốt tháng này, tôi muốn đánh dấu “Theo dõi” để đặc biệt lưu ý và chú trọng chăm sóc nhiều hơn cả 5 cơ hội
Bước 1: Tìm kiếm danh sách dữ liệu muốn đánh dấu “Theo dõi” hàng loạt
Bước 2: Chọn cơ hội và nhấn icon “Ba chấm” chọn “Theo dõi”
Lúc này cả 3 cơ hội chốt dự kiến chốt tháng này đã được “Theo dõi”
Sau khi đánh dấu “Theo dõi”, icon “ngôi sao” sẽ chuyển sang màu vàng. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm những dữ liệu đã đánh dấu “Theo dõi” thông qua cột “Theo dõi” trên màn hình danh sách.
Với những dữ liệu không cần theo dõi nữa, bạn nhấn vào ngôi sao đó để bỏ theo dõi hoặc thực hiện “Bỏ theo dõi” hàng loạt.
10. Phân bổ dữ liệu
Tại màn hình danh sách bạn cũng có thể thực hiện phân bổ dữ liệu từ nhân viên A sang nhân viên B. Để thực hiện bạn tham khảo hướng dẫn dưới đây:
a. Phân bổ từng dữ liệu
Ví dụ: Tôi đang cần giao lại 1 Cơ hội bán hàng của công ty Thành Long cho 1 bạn nhân viên khác phụ trách.
Bước 1: Tìm kiếm dữ liệu cần thay đổi nhân viên phụ trách
Bước 2: Tại dòng dữ liệu Cơ hội muốn giao cho nhân viên A, bạn nhấn icon “bút chì”
Bước 3: Màn hình chỉnh sửa cơ hội hiện ra, bạn kéo xuống dưới, tại field “Giao cho” bạn nhập tên nhân viên phụ trách mới mà bạn muốn giao cơ hội này
Sau khi nhấn “Lưu” thì cơ hội bán hàng này sẽ được chuyển sang nhân viên phụ trách mới.
b. Phân bổ nhiều dữ liệu
Ví dụ: Tôi đang cần phân bổ 8 khách hàng tiềm năng (Lead) đến từ nguồn website hôm nay cho nhân viên A phụ trách. Để thực hiện bạn làm như sau:
Bước 1: Tìm kiếm danh sách dữ liệu cần phân bổ cho nhân viên A phụ trách
(Ở đây bạn có thể tìm kiếm trong module hoặc chọn xem bộ lọc đã được tạo trước đó)
Bước 2: Tick chọn dữ liệu muốn phân bổ cho nhân viên A phụ trách
Tuỳ theo từng trường hợp mà bạn sẽ chọn dữ liệu bằng nhiều cách khác nhau:
- Chọn từng dữ liệu: Áp dụng cho số lượng dữ liệu ít (1, 2, 3 dữ liệu,..)
- Chọn tất cả dữ liệu của trang 1 (thường mặc định là 20 dữ liệu / trang hoặc nhiều hơn tuỳ theo thiết lập của user quản trị): Áp dụng cho số lượng dữ liệu <20
- Đã chọn tất cả dữ liệu của trang 1 (giống mục 2)
- Chọn tất cả dữ liệu trong 1 kết quả tìm kiếm. Trong trường hợp số lượng dữ liệu >20, bạn có thể tick vào đây để chọn nhanh tất cả dữ liệu.
Bước 3: Sau khi chọn dữ liệu, nhấn icon “bút chì” để thực hiện phân bổ
Bước 4: Tại field “Giao cho” bạn nhập tên nhân viên phụ trách mà bạn muốn giao danh sách khách hàng này.
Sau khi nhấn “Lưu” danh sách khách hàng tiềm năng đến từ nguồn website hôm nay sẽ được chuyển cho nhân viên A phụ trách
11. Gửi tin nhắn hàng loạt
Tại màn hình danh bạn có thể thực hiện gửi tin nhắn (SMS/ Zalo miến phí/ Zalo có phí) cho hàng loạt khách hàng. Để thực hiện gửi bạn tham khảo hướng dẫn dưới đây:
Ví dụ thực tế: tôi cần gửi SMS chúc mừng 08/03 cho tệp danh sách khách hàng có giới tính là Nữ. Lúc này tôi tạo bộ lọc lọc theo trường “giới tính” để ra tệp danh sách khách hàng là nữ.
Bước 1: Tìm kiếm danh sách dữ liệu gửi tin nhắn (SMS/Zalo) hàng loạt
Bước 2: Tick chọn danh sách dữ liệu muốn gửi tin nhắn SMS chúc mừng 08/03
Tuỳ theo từng trường hợp mà bạn sẽ chọn dữ liệu bằng nhiều cách khác nhau:
- Chọn từng dữ liệu: Áp dụng cho số lượng ít (1, 2, 3 dữ liệu,..)
- Chọn tất cả dữ liệu của trang 1 (thường mặc định là 20 dữ liệu /trang hoặc nhiều hơn tuỳ theo thiết lập của user quản trị): Áp dụng cho số lượng dữ liệu <20
- Chọn tất cả dữ liệu trong 1 kết quả tìm kiếm hoặc trong 1 bộ lọc. Trong trường hợp số lượng dữ liệu >20, bạn có thể tick vào đây để chọn nhanh tất cả dữ liệu.
Bước 3: Sau khi chọn dữ liệu, nhấn icon “Ba chấm” rồi chọn “Gửi tin nhắn”
Tuỳ theo hệ thống bạn đang hỗ trợ, tích hợp với công cụ nào để chọn công cụ tương ứng để gửi tin nhắn đi.
12. Xoá dữ liệu
Trong quá trình quản lý thông tin khách hàng, bạn sẽ gặp phải những đối tượng khách hàng không tiềm năng (đối thủ, không có nhu cầu,…) hoặc dữ liệu bị dư thừa, trùng lặp, thực hiện import sai muốn xoá để import lại, bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:
a. Xoá từng dữ liệu
Bước 1: Tìm kiếm và chọn danh sách dữ liệu muốn xoá
Bước 2: Tại dòng dữ liệu muốn xoá, bạn click chọn icon “ba chấm” và chọn “Xoá”
Bước 3: Hệ thống xác nhận bạn chắc chắn muốn xoá dữ liệu này. Nhấn “Yes” để xác nhận muốn xoá, nhấn “No” để huỷ bỏ.
b. Xoá hàng loạt dữ liệu
Ví dụ thực tế: Trong quá trình test hệ thống, tôi có tạo 1 số dữ liệu test, giờ tôi muốn xoá những dữ liệu này.
Bước 1: Tìm kiếm và chọn danh sách dữ liệu muốn xoá
Bước 2: Chọn dữ liệu cần xoá
Tuỳ theo từng trường hợp mà bạn sẽ chọn dữ liệu bằng nhiều cách khác nhau:
- Chọn từng dữ liệu: Áp dụng cho số lượng ít (1, 2, 3 dữ liệu,..)
- Chọn tất cả dữ liệu của trang 1 (thường mặc định là 20 dữ liệu /trang hoặc nhiều hơn tuỳ theo thiết lập của user quản trị): Áp dụng cho số lượng dữ liệu <20
- Chọn tất cả dữ liệu trong 1 kết quả tìm kiếm hoặc trong 1 bộ lọc. Trong trường hợp số lượng dữ liệu >20, bạn có thể tick vào đây để chọn nhanh tất cả dữ liệu.
Bước 3: Sau khi chọn dữ liệu cần xoá, nhấn icon “Thùng rác” để xoá
Bước 4: Hệ thống xác nhận bạn chắc chắn muốn xoá dữ liệu này. Nhấn “Yes” để xác nhận muốn xoá, nhấn “No” để huỷ bỏ.
13. Xuất dữ liệu
Trong trường hợp bạn cần xuất dữ liệu trên hệ thống ra file excel hoặc csv để chạy các campaign bên ngoài, bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Tìm kiếm danh sách dữ liệu cần xuất ra file
(Bước này bạn có thể tìm kiếm trong module hoặc tạo các bộ lọc để lọc ra danh sách dữ liệu cần xuất)
Bước 2: Chọn dữ liệu cần xuất ra file
Tuỳ theo từng trường hợp mà bạn sẽ chọn dữ liệu bằng nhiều cách khác nhau:
- Chọn từng dữ liệu: Áp dụng cho số lượng ít (1, 2, 3 dữ liệu,..)
- Chọn tất cả dữ liệu của trang 1 (thường mặc định là 20 dữ liệu /trang hoặc nhiều hơn tuỳ theo thiết lập của user quản trị): Áp dụng cho số lượng dữ liệu <20
- Chọn tất cả dữ liệu trong 1 kết quả tìm kiếm hoặc trong 1 bộ lọc. Trong trường hợp số lượng dữ liệu >20, bạn có thể tick vào đây để chọn nhanh tất cả dữ liệu.
Bước 3: Sau khi chọn dữ liệu, bạn nhấn icon “Ba chấm” chọn “Xuất dữ liệu”
Bước 4: Màn hình xuất dữ liệu hiện ra, nhấn chọn xuất các bạn ghi bạn đã chọn rồi nhấn “Xuất dữ liệu Người liên hệ”
File đã được tải về máy, bạn có thể sử dụng để setup các campaign bên ngoài CRM.
14. Di chuyển giữa các trang dữ liệu
Theo thiết lập mặc định của hệ thống, 1 trang là 20 dữ liệu (hoặc nhiều hơn tuỳ theo cấu hình của bạn) Để xem tiếp dữ liệu ở trang tiếp theo, bạn nhấn icon “Tiếp theo”
Để di chuyển nhanh đến một trang mà bạn muốn xem, bạn làm theo hướng dẫn dưới đây:
Ví dụ: Bạn có 2000 dữ liệu, 20 dữ liệu/trang -> Số trang của bạn là 10. Thay vì phải nhấn chuyển trang 9 lần thì bạn chỉ cần click nhập số trang muốn đến.
Lúc này hệ thống sẽ chuyển nhanh đến trang số 9 cho bạn.
15. Tìm trùng và gộp trùng dữ liệu
Lưu ý: Tuỳ theo từng vai trò mà user có thực hiện được thao tác tìm trùng và gộp trùng dữ liệu này không. Vì khi thực hiện thao tác này hệ thống sẽ tìm trùng trên toàn bộ hệ thống, nên khả năng sẽ bị tác động đến dữ liệu của user khác. Vì vậy chúng tôi lưu ý không phải user nào cũng có quyền được thực hiện thao tác này
Tham khảo hướng dẫn thao tác “Tìm trùng” và “Gộp trùng” dữ liệu tại đây
16. Màn hình điều hành
Màn hình điều hành hay còn gọi là “Kanban View” là chế độ xem dữ liệu theo bảng với những thông tin hiển thị trực quan, được lọc và sắp xếp theo từng cột khác nhau giúp cho bạn tiếp nhận, xem, theo dõi và chăm sóc các thông tin một cách dễ dàng.
Lưu ý: Tính năng “Màn hình điều hành” không phải là tính năng mặc định mà sẽ đi theo từng gói dịch vụ.
Để đi vào màn hình điều hành, tại màn hình danh sách bạn thao tác như sau:
Tham khảo hướng dẫn quản lý màn hình điều hành tại đây
17. Tiện ích khác
a. Giao lại cho
Áp dụng khi bạn muốn giao Người liên hệ này cho nhân viên khác phụ trách. Như bạn biết ngoài thông tin Người liên hệ (NLH) thì còn có các thông tin liên quan như Hoạt động đã tương tác chăm sóc, Đơn hàng đã mua, Ticket (feedback) của KH. Nếu ban muốn giao toàn bộ các thông tin này cùng với thông tin NLH thì bạn sẽ thực hiện tính năng “Giao lại cho” này.
Tại màn hình thực hiện “Giao lại cho” sẽ hỏi bạn ngoài thông tin khách hàng thì bạn muốn giao thêm thông tin gì nữa? Cần giao thông tin gì thì nhập các thông tin liên quan vào.
Khi đó ở phía bên user được giao dữ liệu, ngoài thông tin khách hàng, sẽ thấy các thông tin liên quan đến khách hàng như: Hoạt động chăm sóc, Đơn hàng, Phiếu thu.
b. Bình luận
Trong một số trường hợp khách hàng bạn đang chăm sóc có những lưu ý đặc biệt như: Khách hàng dễ tính, khách hàng có ngân sách, hoặc trước khi giao hồ sơ khách hàng mình đang phụ trách cho sales khác, bạn có thể để lại một bình luận để sales khác có thể đọc và chăm sóc, làm việc với khách hàng tốt hơn,…Bạn có thể ghi nhận những thông tin này bằng việc thực hiện bình luận trong hồ sơ khách hàng. Bạn có thể thực hiện bình luận trên từng hồ sơ khách hàng hoặc hàng loạt khách hàng cùng lúc.
– Bình luận từng dữ liệu
Bước 1: Tại màn hình danh sách tìm kiếm và chọn dữ liệu muốn bình luận.
Bước 2: Nhấn chọn icon “bình luận” để bình luận cho dữ liệu này
Bước 3: Nhập nội dung bình luận rồi nhấn “Lưu” là hoàn thành.
Ở đây bạn có thể nhấn @ để mention (nhắc) user khác trong bình luận của mình (tính năng tương tự Facebook hoặc Zalo)
– Bình luận hàng loạt dữ liệu
Thao tác bình luận hàng loạt dữ liệu cũng thực hiện tương tự, thay vì chọn 1 dữ liệu thì bạn sẽ chọn nhiều dữ liệu để bình luận cùng 1 lúc.
Ví dụ thực tế: Tôi muốn để lại nội dung bình luận “Đây là Lead mới đến từ Website ABC, cực kỳ tiềm năng nhờ team sales chăm sóc kỹ”
Bước 1: Tại màn hình danh sách tìm kiếm danh sách dữ liệu muốn bình luận hàng loạt
Bước 2: Tick chọn dữ liệu muốn bình luận hàng loạt
Tuỳ theo từng trường hợp mà bạn sẽ chọn dữ liệu bằng nhiều cách khác nhau:
- Chọn từng dữ liệu: Áp dụng cho số lượng ít (1, 2, 3 dữ liệu,..)
- Chọn tất cả dữ liệu của trang 1 (thường mặc định là 20 dữ liệu /trang hoặc nhiều hơn tuỳ theo thiết lập của user quản trị): Áp dụng cho số lượng dữ liệu <20
- Chọn tất cả dữ liệu trong 1 kết quả tìm kiếm hoặc trong 1 bộ lọc. Trong trường hợp số lượng dữ liệu >20, bạn có thể tick vào đây để chọn nhanh tất cả dữ liệu.
Bước 3: Sau khi chọn dữ liệu xong, bạn nhấn chọn icon “bình luận” để bình luận cho hàng dữ liệu này
Bước 4: Nhập nội dung bình luận rồi nhấn “Lưu” là hoàn thành.
c. Yêu cầu cung cấp thông tin liên hệ từ Zalo
Tính năng “Yêu cầu cung cấp thông tin liên hệ từ Zalo OA” áp dụng trong trường hợp hệ thống bạn có tích hợp với Zalo OA, khi khách hàng quan tâm kênh OA thì “Tên tài khoản Zalo” sẽ đổ về module khách hàng Thô, đồng thời hệ thống sẽ gửi đi 1 form yêu cầu khách hàng submit thêm thông tin (như di động, địa chỉ, tỉnh thành phố,…). Khi khách hàng submit form thì thông tin sẽ đổ về CRM để mình tiếp tục follow chăm sóc.
Tuy nhiên không phải khách hàng nào cũng hợp tác, hệ thống gửi form là submit ngay. Đối với những khách hàng này, mình có thể chủ động thực hiện gửi form để yêu cầu khách hàng cung cấp thêm thông tin.
Khi nhấn vào đây hệ thống tự động gửi tin nhắn zalo đến cho user yêu cầu cung cấp thông tin liên hệ gồm: số điện thoại, địa chỉ. (tham khảo chi tiết tại đây)
Để thực hiện gửi form yêu cầu cung cấp thêm thông tin, bạn tham khảo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Tạo bộ lọc, lọc danh sách khách hàng được đồng bộ từ Zalo OA nhưng chưa cung cấp các thông tin như di động, địa chỉ (những trường thông tin này đang trống). Để lọc ra được những dữ liệu này bạn tạo bộ lọc với điều kiện như sau:
Bước 2: Sau khi có danh sách dữ liệu, bạn chọn tất cả dữ liệu của danh sách này
Bước 3: Sau khi chọn dữ liệu, bạn nhấn icon “Ba chấm” rồi chọn “Yêu cầu”
Chọn tài khoản OA gửi đi
Khi gửi thành công thì bên phía tài khoản Zalo của khách hàng sẽ nhận được tin nhắn như hình bên dưới. Khi khách nhấn vào form, submit thông tin thì dữ liệu sẽ đẩy về CRM.
d. Thêm vào Mautic Segment
Nếu hệ thống bạn có tích hợp với công cụ gửi email mautic (gửi email hàng loạt theo kịch bản) thì đây là tính năng hỗ trợ đồng bộ trực tiếp dữ liệu khách hàng qua contact bên công cụ Mautic.
Lưu ý: Nếu hệ thống bạn không tích hợp Mautic thì sẽ không có tính năng này.
Bước 1: Tại màn hình danh sách, bạn tìm danh sách khách hàng (KH thô, Lead, Contact) muốn đồng bộ qua contact của Mautic
(Ở đây bạn có thể tìm kiếm trong module hoặc tạo bộ lọc)
Bước 2: Chọn dữ liệu khách hàng muốn đồng bộ qua Mautic
Bước 3: Nhấn chọn icon “Ba chấm” rồi chọn “Thêm vào Mautic Segment”
Bước 4: Chọn “Segment” để đưa contact này vào. Nếu chưa có Segment bạn có thể thêm mới tại đây
Hệ thống thông báo đồng bộ thành công, đưa vào hàng đợi lần lượt đưa contact qua Segment tương ứng bên Mautic
e. Cập nhật Mautic Stage
Cập nhật Mautic Stage là tính năng hỗ trợ cập nhật tình trạng (stage) contact từ CRM qua Mautic.
Ví dụ: Bạn muốn cập nhật tình trạng (stage) khách hàng này bên mautic có tình trạng bằng “Mới” bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Tại màn hình danh sách, bạn tìm kiếm khách hàng muốn cập nhật tình trạng bên mautic
Bước 2: Chọn khách hàng muốn cập nhật Mautic stage
- Chọn từng khách hàng
- Chọn tất cả khách hàng trên 1 trang (thường là 20 dữ liệu/trang)
- Chọn tất cả dữ liệu trong 1 kết quả tìm kiếm hoặc 1 bộ lọc. Trong trường hợp số lượng dữ liệu >20 thì click vào đây.
Bước 3: Sau khi chọn khách hàng, bạn click chọn icon “Ba chấm” rồi chọn “Cập nhật Mautic Stage”
Bước 4: Chọn Mautic Stage cho khách hàng này
Hệ thống thông báo cập nhật thành công
