Trong bài viết này sẽ hướng dẫn 3 cách chính tạo mới Phiếu thu:
– Tạo thủ công
– Tạo từ profile Đơn hàng, Đơn hàng mua, Hợp đồng
– Import danh sách Phiếu thu
1. Tạo thủ công
✍ Bước 1: Truy cập vào module “Phiếu thu”
✍Bước 2: Tại màn hình danh sách của “Phiếu thu”, Click chọn “Thêm phiếu”
✍Bước 3: Tại màn hình tạo mới nhập đầy đủ các thông tin cần thiết sau đó click “Lưu”
Thông tin phiếu thu
Ghi chú:
1.Tên phiếu: Tên của Phiếu thu
2. Số tiền: Số tiền cần phải thu
3. Loại tiền: Lựa chọn đơn vị tiền tệ (Vietnam – dong (đ), USA – Dollar($))
4. Tỷ lệ chuyển đổi: là tỷ lệ chuyển đổi từ một loại tiền tệ này sang loại tiền tệ khác
5. Số tiền (VNĐ): Số tiền khi chuyển đổi xong
6. Giao cho: Người phụ trách phiếu thu
7. Tình trạng: Tình trạng của phiếu thu
8. Danh mục: Phiếu thu này thuộc danh mục thu nào của công ty
9. Chi tiết danh mục: Danh mục chi tiết của phiếu thu
10. Ngày đến hạn: Thời gian đến hạn thu của phiếu thu
11. Ngày thu: Thời gian thu được tiền của phiếu thu
12. Tài khoản: Thông tin tài khoản công ty nhận được khoản tiền từ phiếu thu sau khi hoàn thành.
Thông tin liên quan
Ghi chú:
1.Công ty: Thông tin về công ty (khách hàng) sử dụng cho việc thanh toán hóa đơn
2. Người liên hệ: Thông tin về Người liên hệ (đại diện cho khách hàng)
3. Hợp đồng: Thông tin về Hợp đồng liên quan đến Phiếu thu
4. Đơn hàng: Thông tin về Đơn hàng liên quan đến Phiếu thu
Phân bổ thanh toán:
Ghi chú:
1.Chọn hóa đơn: Chọn hóa đơn liên quan đến phiếu thu (Khi chọn hóa đơn, thông tin về công ty, người liên hệ tự động cập nhật)
2. Phân bổ tự động: hệ thống tự động tính toán lại số tiền cho các hóa đơn khi bạn thêm hóa đơn vào phiếu thu.
3. Chọn để thực hiện thao tác xóa hóa đơn liên quan.
4. Diễn giải: Mô tả thêm về phiếu thu
Ví dụ cụ thể mục 2: Hệ thống tự động tính số tiền cho các hóa đơn khi bạn thêm hóa đơn vào Phiếu thu
Người dùng chỉnh sửa lại số tiền của 1 hóa đơn nào đó trong danh sách
Người dùng muốn tính toán lại số tiền cho các hóa đơn 1 cách tự động, tiến hành click vào chọn “Phân bổ”
✍Bước 4: Sau khi nhập xong thông tin phiếu thu, bạn chọn “Lưu” hoặc ”Lưu và hoàn thành”
Lưu ý:
– Nếu chọn “Lưu” – trạng thái phiếu thu vẫn là “Chưa thu”. Sau khi lưu xong bạn vẫn có thể chỉnh sửa thông tin trong phiếu thu.
– Nếu chọn “Lưu và hoàn thành” thì trạng thái sẽ chuyển sang là “Đã thu” lúc này bạn sẽ không được phép chỉnh sửa Phiếu thu đó nữa.
Sau khi lưu thành công, tại màn hình chi tiết của một Phiếu thu (chưa thu), bạn có thể thực hiện các thao tác như:
Ghi chú:
1.Khu vực tìm kiếm cục bộ
2. Khu vực tiện ích:
– Tạo nhanh dữ liệu
– Notification: Xem thông báo khi có cập nhật mới
– Calendar: Xem Lịch làm việc
– Báo cáo: Xem báo cáo
– Quản lý Task
– Quản lý thông tin cá nhân.
3. Thêm mới Phiếu thu và nhập liệu Phiếu thu (import danh sách Phiếu thu)
4. Click chọn để di chuyển qua – lại giữa các màn hình chi tiết của các Phiếu thu.
5. Các thao tác như:
– Sửa, cập nhật thông tin Phiếu thu
– Đánh dấu hoàn thành: Nhấp chọn vào đây để đánh dấu Phiếu thu này đã hoàn tất thu xong tiền.
– Hủy phiếu: Nhấp chọn để hủy Phiếu thu.
– Theo dõi: Đánh dấu theo dõi để nhận được thông báo khi thông tin được cập nhật trên dữ liệu Phiếu thu quan trọng mà bạn không trực tiếp phụ trách.
– Các thao tác khác:
+ Xóa: Chọn để xóa Phiếu thu này
+ Nhân đôi: Chọn để tạo thêm 1 bản sao của Phiếu thu này
6. Thanh menu chính của phần mềm CRM
7. Tên của Phiếu thu
8. Gắn tag: Gắn Tag giống là nhóm tất cả các Phiếu thu có chung đặc điểm lại với nhau. Chức năng gắn Tag giúp bạn có thể lưu thông tin Phiếu thu của mình vào chung 1 Tag, bạn có thể xem danh sách dữ liệu theo Tag đã gắn. (tham khảo hướng dẫn gắn Tag tại đây)
9. Các màn hình chính:
– Tổng quan: Màn hình thể hiện thông tin Phiếu thu một cách tổng quan.
– Chi tiết: Màn hình thể hiện thông tin chi tiết của Phiếu thu
– Nhật ký: Thông tin nhật ký của Phiếu thu từ lúc bắt đầu cho tới hiện tại, ai tạo, ai thay đổi được cập nhật lại.
10.Các tab liên quan:
– Bình luận: Quản lý bình luận của người dùng đối với Phiếu thu này
– Hoạt động: Quản lý danh sách các cuộc gọi/cuộc hẹn, task công việc
– Hóa đơn: Quản lý Hóa đơn liên quan đến Phiếu thu này.
11. Màn hình thông tin chi tiết của một Phiếu thu
2. Tạo từ profile Đơn hàng, Đơn hàng mua, Hợp đồng
Ngoài cách tạo thủ công như trên, bạn cũng có thể tạo nhanh Phiếu thu tại màn hình chi tiết của một Đơn hàng/Hợp đồng
– Tại màn hình chi tiết Đơn hàng:
– Tại màn hình chi tiết của một Đơn hàng mua:
– Tại màn hình chi tiết của một Hợp đồng:
Tips: Thông tin nhập liệu khi tạo mới Phiếu thu tương tự như cách tạo Phiếu thu thủ công.
3. Import Phiếu thu
Lưu ý:
– Để import được dữ liệu hàng loạt vào CRM, bạn cần nhập liệu theo mẫu file excel chuẩn mà CloudPRO CRM đã cung cấp.
– Bạn không nên lạm dụng chức năng Import, chức năng này chỉ nên sử dụng khi mới bắt đầu sử dụng CRM nhằm mục đích chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ (Excel…) vào CRM.
– Dòng đầu tiên trong file excel KHÔNG ĐƯỢC TRỐNG.
– Những trường dữ liệu có dấu (*) là bắt buộc phải có
– Sau khi Import xong phải nhấn kết thúc thì User khác mới tiếp tục import được.
Các bước thực hiện import hàng loạt thông tin Phiếu thu:
✍Bước 1: Truy cập vào module “Phiếu thu”
✍Bước 2: Click vào chọn “Nhập dữ liệu”
✍Bước 3: Tại màn hình Import click chọn file import (nếu đã có) hoặc download file import mẫu về, sau đó click “Tiếp” để sang bước tiếp theo
✍Bước 4: Cấu hình bắt trùng thông tin
✍Bước 5: Mapping các trường dữ liệu
✍Bước 6: Kiểm tra lại thông tin và click vào chọn “Import”
Tham khảo chi tiết tại Import danh sách dữ liệu