Trong bài viết này sẽ hướng dẫn 4 cách tạo mới Báo giá trong phần mềm CloudPRO CRM:
– Tạo thủ công
– Tạo từ profile Người liên hệ, profile công ty.
– Tạo từ profile của Sản phẩm
– Tạo từ việc chuyển Cơ hội thành Báo giá
– Import danh sách Báo giá
1. Tạo thủ công
✍ Bước 1: Truy cập vào module “Báo giá”
✍Bước 2: Tại màn hình danh sách của “Báo giá”, Click chọn “Thêm báo giá”
✍Bước 3: Tại màn hình tạo mới nhập đầy đủ các thông tin cần thiết sau đó click “Lưu”
Lưu ý: Những filed có dấu (*) là những bắt buộc phải nhập/chọn dữ liệu trước khi Lưu
Thông tin Báo giá
Ghi chú:
- Tiêu đề: Nhập tiêu đề cho báo giá, bạn có thể hiểu là tên báo giá.
- Cơ hội: Thông tin cơ hội liên quan đến báo giá.
- Tình trạng: Tình trạng của báo giá: Đã chuyển, Đã xem, Chấp nhận…
- Ngày hết hiệu lực: trường hợp báo giá có chính sách giá có thời hạn, bạn có thể nhập ngày hết hiệu lực áp dụng giá tại đây.
- Người liên hệ: Khách hàng liên quan đến báo giá, khách hàng doanh nghiệp sẽ có người đại điện cho công ty, gọi là Người liên hệ.
- Nguồn: Nguồn của báo cáo
- Đơn vị vận chuyển: Thông tin đối tác vận chuyển, giao hàng nếu báo giá có sản phẩm.
- Giao hàng: Bạn nhập tên người giao hàng tại đây.
- Thủ kho: Bạn nhập thông tin thủ kho – quản lý sản phẩm, đơn giá (nếu có).
- Công ty: Thông tin công ty khách hàng liên quan đến báo giá, Người liên hệ đã nêu ở mục 5 là đại diện của công ty.
Thông tin địa chỉ sẽ xuất hóa đơn và giao hàng:
Điều khoản và Điều kiện: Bạn có thể đưa ra điều kiện thanh toán (nếu có) để 2 bên mua – bán thỏa thuận.
Mô tả: Nhập thông tin mô tả báo giá (nếu có).
Chi tiết: Thông tin các sản phẩm/dịch vụ cần báo giá
Ghi chú:
1.Gói sản phẩm: một gói bao gồm nhiều sản phẩm, nhiều dịch vụ hoặc một gói bao gồm cả sản phẩm và dịch vụ đã được tạo sẵn từ trước.
2. Vùng tính thuế: bạn có thể chọn khu vực tính thuế (nếu có).
3. Loại tiền: chọn loại tiền tệ áp dụng cho đơn giá sản phẩm/dịch vụ.
4. Cách tính thuế: Có 2 loại tính thuế:
– Nếu theo từng mặt hàng: thuế sẽ được cộng thêm trên từng sản phẩm/dịch vụ.
– Nếu theo nhóm: thuế sẽ được cộng thêm trên từng nhóm sản phẩm/dịch vụ.
5. Xóa sản phẩm/dịch vụ: bạn có thể loại bỏ sản phẩm/dịch vụ ra khỏi đơn hàng.
6. Click vào biểu tượng để lựa chọn sản phẩm.
7. Click vào biểu tượng để lựa chọn dịch vụ.
8. Thêm mô tả cho sản phẩm/dich vụ (nếu có).
9. Thêm sản phẩm/dịch vụ
10. Ngoài gói dịch vụ chứa các mặt hàng mặc định, bạn cũng có thể thêm nhóm sản phẩm/dịch vụ chỉ áp dụng cho báo giá đang tạo.
11. Số lượng sản phẩm/dịch vụ trong Báo giá
12. Đơn giá: Đơn giá cho 1 sản phẩm, đơn giá này sẽ được tự động cập nhật theo thông tin sản phẩm
13. Nếu mặt hàng có chính sách giá riêng, bạn có thể click vào đây để lựa chọn bảng giá áp dụng cho mặt hàng tương ứng.
14. Bạn click vào nếu mặt hàng có chính sách giảm giá riêng (chữ màu xanh dương)
Ngoài ra, ở phần chi tiết thanh toán, nếu có giảm giá, phí vận chuyển, dịch vụ hay thuế, bạn có thể click vào các dòng chữ màu xanh dương để áp dụng các khoản cho Báo giá:
Sau khi nhập xong thông tin và chọn “Save” thành công, tại màn hình chi tiết của một Báo giá, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
Ghi chú:
1.Khu vực tìm kiếm cục bộ
2. Khu vực tiện ích:
– Tạo nhanh dữ liệu
– Notification:Xem thông báo khi có cập nhật mới
– Calendar: Xem Lịch làm việc
– Báo cáo: Xem báo cáo
– Quản lý Task
– Quản lý thông tin cá nhân.
3. Thêm mới Báo giá và nhập liệu Báo giá (import danh sách Báo giá)
4. Click chọn để di chuyển qua – lại giữa các màn hình chi tiết của các Báo giá
5. Các thao tác như:
– Sửa, cập nhật thông tin Báo giá
– Gửi mail: Bạn có thể gửi mail cho NLH chính trong Báo giá ngay trên hệ thống phần mềm CRM
– Theo dõi: Đánh dấu theo dõi để nhận được thông báo khi thông tin được cập nhật trên dữ liệu Báo giá quan trọng mà bạn không trực tiếp phụ trách.
– Các thao tác khác như:
+ Xóa: Chọn để xóa Báo giá này
+ Nhân đôi: Chọn để tạo thêm 1 bản sao của Báo giá này
+ Xuất ra file PDF: Chọn để xuất Báo giá này ra file PDF
+ Gửi Email kèm PDF: Chọn để gửi mail (kèm file PDF) cho Người liên hệ chính trong Báo giá.
+ Chuyển Báo giá thành Đơn hàng, Hóa đơn, Đơn hàng mua.
6. Thanh menu chính của phần mềm CRM
7. Tóm tắt thông tin Báo giá
– Tên Báo giá
– Tình trạng của Báo giá
– Giá trị tạm tính của Báo giá
– Công ty liên quan tới Báo giá
8. Gắn tag: Gắn Tag giống là nhóm tất cả các Báo giá có chung đặc điểm lại với nhau. Chức năng gán Tag giúp bạn có thể lưu thông tin Báo giá của mình vào chung 1 Tag, bạn có thể xem danh sách dữ liệu theo Tag đã gắn.
9. Các màn hình chính:
– Tổng quan: Màn hình thể hiện thông tin 1 cách tổng quan, bao quát
– Chi tiết: Màn hình thể hiện thông tin chi tiết của Báo giá
– Nhật ký: Thông tin nhật ký của Báo giá từ lúc bắt đầu cho tới hiện tại, ai tạo, ai thay đổi được cập nhật lại.
10. Các tab liên quan:
– Đơn hàng: Tại đây bạn có thể theo dõi, quản lý danh sách các Đơn hàng với Báo giá này.
– Hoạt động: Thêm mới & quản lý danh sách các cuộc gọi/cuộc hẹn, task công việc
– Tài liệu: Lưu trữ các tài liệu liên quan đến Báo giá này.
11. Thông tin của Báo giá
2. Tạo từ profile của Người liên hệ
✍Bước 1: Tại màn hình profile của “Người liên hệ”, bạn di chuyển tới tab “Báo giá” -> chọn “Thêm báo giá”
✍Bước 2. Nhập đầy đủ thông tin cơ hội rồi chọn “Save”
Màn hình báo giá sau khi tạo thành công
Tips: Tương tự như tạo Báo giá từ profile Người liên hệ, bạn cũng có thể tạo báo giá từ profile công ty
3. Tạo từ profile của Sản phẩm
Bước 1: Tại màn hình chi tiết của “Sản phẩm”, bạn di chuyển tới “Thao tác” -> chọn “Thêm báo giá”
Bước 2: Nhập thông tin cần thiết của Báo giá rồi chọn “Lưu”
Khi bạn chọn Báo giá từ màn hình chi tiết của sản phẩm, hệ thống tự động mapping sản phẩm đó vào Báo giá, ngoài sản phẩm đã được mapping thì bạn cũng có thể chọn thêm sản phẩm, dịch vụ khác vào Báo giá.
Lưu ý: Đơn giá trong Báo giá là lấy từ Giá bán sản phẩm
Sau khi “Lưu” thành công, Báo giá vừa tạo được hiện tab “Báo giá” của màn hình chi tiết Sản phẩm liên quan và danh sách Báo giá trong module “Báo giá”
4. Tạo từ việc chuyển đổi Cơ hội thành Báo giá
Các bước tạo mới báo giá từ việc chuyển đổi Cơ hội thành Báo giá:
✍Bước 1: Vào màn hình chi tiết của cơ hội cần chuyển, click vào “Thao tác”, sau đó chọn “Chuyển thành Báo giá”
✍Bước 2: Tiến hành nhập các thông tin báo giá cho từng mục, sau đó chọn “Lưu”
Tham khảo chi tiết tại Chuyển đổi Cơ hội thành Báo giá
5. Import Báo giá
Một số lưu ý khi thực hiện import:
Lưu ý:
– Để import được dữ liệu hàng loạt vào CRM, bạn cần nhập liệu theo mẫu file excel chuẩn mà CloudPRO CRM đã cung cấp.
– Bạn không nên lạm dụng chức năng Import, chức năng này chỉ nên sử dụng khi mới bắt đầu sử dụng CRM nhằm mục đích chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ (Excel…) vào CRM.
– Dòng đầu tiên trong file excel KHÔNG ĐƯỢC TRỐNG.
– Những trường dữ liệu có dấu (*) là bắt buộc phải có
– Sau khi Import xong phải nhấn kết thúc thì User khác mới tiếp tục import được.
Các bước thực hiện import Báo giá:
✍Bước 1: Truy cập vào module “Báo giá”
✍Bước 2: Click vào chọn “Nhập dữ liệu”
✍Bước 3: Tại màn hình Import click chọn file import (nếu đã có) hoặc download file import mẫu về, sau đó click “Tiếp” để sang bước tiếp theo
✍Bước 4: Cấu hình bắt trùng thông tin
✍Bước 5: Mapping các trường dữ liệu
✍Bước 6: Kiểm tra lại thông tin và click chọn “Import”
Tham khảo chi tiết tại Import danh sách dữ liệu