Hiện nay hệ thống CRM đang tích hợp với 1 số kênh thứ 3 như: Facebook, Landipage, Zalo, Website,… để lấy dữ liệu khách hàng về.

Việc này chung quy cần có 1 cấu hình để đồng nhất việc đổ dữ liệu khách hàng về module nào cũng như chuyển đổi thông tin khách hàng một cách nhất quán.

CloudPRO CRM đã tạo ra 1 cấu hình giúp giải quyết việc đó.

Để thiết lập bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào “Cấu hình hệ thống”

Bước 2: Vào menu “Tích hợp” chọn “Cấu hình đồng bộ thông tin KH”

Bước 3: Tại đây bạn tiến hành thiết lập các thông tin trong màn hình cấu hình

I. Tab Tổng quan

Ghi chú:

1. Nếu thông tin khách hàng từ kênh 3 có:

Đây là thiết lập cho phép bạn chọn điều kiện khi khách hàng cung cấp thông tin, bạn có thể chọn khách hàng cung cấp thông tin là email, phone hoặc cả 2.

Ví dụ ở đây tôi đang để là khách hàng có thể cung cấp thông tin email hoặc số điện thoại

2. Nếu thỏa điều kiện (1) và chưa tồn tại trên CRM thì:

Đây là thiết lập cho phép bạn đồng bộ thông tin khách hàng từ kênh thứ 3 về module nào trên hệ thống CRM.

Ví dụ ở đây tôi đang cho phép lấy thông tin KH về module Lead khi KH cung cấp thông tin số đt hoặc email

Ở đây có 1 điểm bạn cần lưu ý là thông tin số điện thoại hoặc email này phải chưa tồn tại ở module bạn đang quy định, TH nếu email hay điện thoại KH cung cấp trung với thông tin KH đã có trên module bạn quy định thì bạn kiểm tra ở ghi chú số 5

3. Nếu không thỏa điều kiện (1) và chưa tồn tại trên CRM thì:

Đây là thiết lập cho phép bạn có muốn lưu trữ thông tin Khách hàng về CRM không (và lưu trữ vào đâu) khi chưa thu thập được thông tin của Khách hàng như email, phone

Ở đây có các gợi ý cho phép bạn lưu trữ vào KH Thô, Lead hoặc bỏ qua.

Gợi ý: Đối với các trường hợp KH có submit từ kênh thứ 3 về nhưng không cung cấp thông tin số điện thoại hay email thì bạn vẫn cần lưu trữ vào CRM và nên lưu trữ ở module KH Thô.

4. Khi cập nhật dữ liệu, nếu dữ liệu thỏa điều kiện (1) thì:

Cấu hình này giúp cho bạn mapping được thông tin khách hàng nếu thông tin khách hàng đang lưu trữ trước đó không đúng như config đổ dữ liệu Khách hàng về.

Ví dụ: Bạn có thông tin Khách hàng là Nguyễn Văn A có số điện thoại là 0123456789 ở Module KH Thô.

Trong cấu hình đồng bộ Khách hàng về CRM bạn cấu hình nếu có số đt hoặc email thì đồng bộ về Module Lead.

Lúc này Khách hàng Nguyễn Văn A tương tác fanpage của bạn và cung cấp số điện thoại 0123456789

– Tự động đồng bộ Khách hàng Nguyễn Văn A về Lead. Đồng thời tự động chuyển trạng thái của KH Thô Nguyễn Văn A thành đã chuyển đổi và link với Lead Nguyễn Văn A.

5. Khi thông tin khách hàng từ kênh thứ 3 đổ về và bị trùng với dữ liệu trên hệ thống thì:

– Như đã đề cập ở ghi chú số 2. Đây là cấu hình cho phép bạn thiết lập khi phát hiện dữ liệu KH đã tồn tại trên hệ thống CRM và 1 dữ liệu KH mới tương tác vào qua kênh thứ 3.

– Nếu phát hiện trùng lặp bạn có thể chọn thiết lập ghì đè, hoặc bỏ qua.

Ghi đè: Sẽ lấy thông tin KH mới tương tác đè lên thông tin KH đã tồn tại trên CRM

Bỏ qua: Sẽ tạo mới thông tin KH trên CRM mà không quan tâm có trùng lặp hay không

Gợi ý: Lựa chọn giá trị ghi đè để tránh trùng lặp dữ liệu Khách hàng

II. Tab phân bổ khách hàng cho người phụ trách

Tại đây cho phép bạn quy định phân bổ khách hàng được đổ về từ kênh thứ 3 sẽ được giao cho ai.

Ghi chú:

1: Nhập thông tin các user sẽ được gán phụ trách khi có KH từ kênh thứ 3 đổ về

2: Chọn hình thức chia xoay vòng (mặc định)

Chia xoay vòng ở đây được hiểu theo cấu hình bên trên là sẽ chia KH thứ nhất cho user hieu.nguyen, KH thứ 2 được chia cho dung.vu, KH thứ 3 được chia cho phu.vo và quay ngược lại từ đầu

III. Tab cấu hình tạo ticket tự động

Đây là cấu hình cho phép bạn quy định khách hàng submit từ kênh thứ 3 về hệ thống CRM thì có tạo ra ticket tương ứng hay không.

Việc tạo ra ticket này cho phép bộ phận CSKH phân bổ để xử lý các sự vụ mà khách hàng đang phản hồi.

Ghi chú:

– Ở đây bạn có sẽ các kênh mà sẽ tạo ra ticket tương ứng: Landing page/ Webform,Zalo OA, Zalo Ads Form và khi KH hoàn thành kịch bản chatbot