Đăng ký Sự kiện – Hướng dẫn sử dụng CloudPRO CRM

1. Giới thiệu

1.1 Khái niệm

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động tiếp thị, quảng bá sản phẩm thông qua các hình thức hội thảo, hội nghị, triển lãm… nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và khách hàng mục tiêu.

Từ đó nâng tầm thương hiệu cho doanh nghiệp trên thị trường, thúc đẩy sự tăng trưởng doanh số.

1.2 Mục đích

Mục đích của sự kiện chính là kết quả nhận được mà doanh nghiệp đã vạch ra và phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện hướng đến 3 mục đích sau:

Xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp.
Cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu của doanh nghiệp.
Tận dụng tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm tiếp cận đến khách hàng mục tiêu nhanh chóng.

1.3 Quy trình tổng quan

[chèn hình]

Sau khi hoàn thành nghiên cứu các yếu tố liên quan đến sự kiện (mục tiêu, ngân sách, nhân lực…). Bước tiếp theo bạn cần làm là lên các chiến lược triển khai sự kiện, bạn cần tạo một form đăng ký tham gia sự kiện cho khách hàng theo chiến dịch và sự kiện cụ thể.

Giai đoạn ra mắt sự kiện: với giai đoạn này, công việc của bạn là đón tiếp và quản lý khách mời thông qua việc check in vé tham dự.

Để hiểu rõ hơn về các bước thực hiện trong từng giai đoạn, bạn vui lòng xem hướng dẫn quản lý sự kiện trên phần mềm dưới đây.

2. Lên chiến lược triển khai

Trước khi sự kiện diễn ra, bạn cần chuẩn bị và lên kế hoạch rõ ràng cho các công việc như:

Lên kế hoạch cho chiến dịch (tạo chiến dịch): chiến dịch ở đây được hiểu là một chương trình trong hoạt động quảng bá tiếp thị của công ty.
Lên lịch cho sự kiện.
Tạo form đăng ký: tạo form đăng ký tương ứng với chiến dịch và sự kiện đã được lên kế hoạch.

2.1 Tạo chiến dịch

Sau khi nghiên cứu các yếu tố liên quan đến sự kiện, bạn cần ghi nhận lại các thông tin về: sản phẩm muốn quảng bá, nhà tài trợ, đối tượng khách hàng muốn hướng đến, ngân sách, doanh thu, số lượng khách mời… dự kiến vào chiến dịch.

Để tạo một chiến dịch, bạn thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Đăng nhập vào CloudPRO CRM

Bước 2: Truy cập vào menu “Marketing”, click chọn module “Chiến dịch”

Bước 3: Click vào nút “Thêm chiến dịch” và nhập các thông tin cần thiết

Ghi chú:

Thông tin chiến dịch: bạn nhập các thông tin cơ bản cho chiến dịch.
Kỳ vọng & thực tế: bạn ưu tiên nhập các thông tin kỳ vọng (dự kiến) trước, sau khi sự kiện diễn ra cũng như hoàn thành chiến dịch, bạn có thể nhập các thông tin thực tế (chi phí thực, lượng khách mời thực tế…) vào.

Bước 4: Click “Lưu” để hoàn tất việc tạo chiến dịch.

2.2 Tạo sự kiện

Sau khi tạo chiến dịch, tiếp theo bạn cần tạo sự kiện liên quan đến chiến dịch đó với các thông tin cơ bản như: thời gian diễn ra, thời gian kết thúc, địa điểm diễn ra sự kiện…

Để tạo một sự kiện liên quan đến chiến dịch, bạn vui lòng thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Vào màn hình chi tiết chiến dịch liên quan, click vào “Xem thêm”, chọn “Sự kiện”

Bước 2: Nhập các thông tin cho sự kiện, sau đó click “Lưu”

2.3 Nhúng ID vào form đăng ký

Sau khi đã hoàn tất các bước tạo chiến dịch và tạo sự kiện, tiếp theo bạn cần nhúng ID của chiến dịch và sự kiện tương ứng vào form đăng ký của khách mời đã được chúng tôi tạo sẵn, mục đích để đồng bộ thông tin khách mời đã đăng ký về phần mềm.

Để thực hiện bạn vui lòng tham khảo các bước hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Lần lượt copy 2 ID của chiến dịch và sự kiện vừa tạo trên đường dẫn URL

Bước 2: Đăng nhập vào phần mềm Mautic

Bước 3: Click vào menu “Components”, chọn “Forms”

Bước 4: Click vào biểu tượng , chọn “Edit” trên form muốn nhúng ID

Bước 5: Click vào tab “Fields”

Bước 6: Tại mục “ID Campaign”, click vào biểu tượng và nhập ID của chiến dịch đã copy ở bước 1

Bước 7: Nhập ID của chiến dịch đã copy ở bước 1, sau đó click “Update”

Bước 8: Thực hiện tương tự cho việc nhập ID của sự kiện tại mục “ID Event”

Bước 9: Sau cùng, bạn click nút “Apply” ở góc phải phía trên màn hình để hoàn tất các bước nhúng ID

3. Quản lý khách mời

3.1 Đăng ký tham dự

3.1.1 Khách mời tự đăng ký qua form thông tin

Sau khi thực hiện các hoạt động quảng bá ra mắt sự kiện qua các kênh email, mạng xã hội (Facebook, Zalo…). Khách mời sẽ truy cập vào form đăng ký và nhập thông tin để tham dự:

Lúc này, hệ thống sẽ gửi một email kèm mã QR đến khách mời, đây được xem như là một “vé” tham dự sự kiện, khách mời sẽ mang mã QR này đến để check in sự kiện:

3.1.2 Đăng ký cho khách mời

Trường hợp khách mời liên hệ qua điện thoại, trực tiếp… để đăng ký tham gia, bạn có thể đăng ký cho khách mời ngay trên phần mềm CloudPRO CRM.

Để đăng ký cho khách mời, bạn vui lòng tham khảo các bước hướng dẫn dưới đây:

Lưu ý:

Khách mời bắt buộc phải có đầy đủ 2 thông tin email và số điện thoại.
Sự kiện đang đăng ký có trạng thái hoạt động (ngày kết thúc lớn hơn ngày hiện tại).

Mỗi khách mời chỉ được đăng ký 1 sự kiện, nếu muốn đăng ký thêm thì sự kiện đã đăng ký phải kết thúc hoặc đã hủy.

Bước 1: Vào màn hình thông tin chi tiết đầu mối muốn đăng ký, click chọn mục “Xem Thêm”, sau đó chọn “Đăng ký sự kiện”.

Bước 2: Tại mục “Đăng ký sự kiện“, click chọn tab “Đăng ký thủ công” cho khách hàng đầu mối này.

Bước 3: Chọn sự kiện cần đăng ký.

Bước 4: Chọn “Đăng ký” để hoàn thành thao tác “đăng ký thủ công” cho khách hàng đầu mối.

🡪 Đăng ký thành công màn hình sẽ hiện lên thông báo “Thành công” như sau:

3.2 Quản lý danh sách khách mời

Sau khi khách mời để lại thông tin trên form đăng ký, hệ thống sẽ ghi nhận lại thông tin của khách mời và lưu trữ thông tin này trên phần mềm CloudPRO CRM.

Để quản lý danh sách khách mời trên phần mềm, bạn vui lòng tham khảo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm CloudPRO CRM

Bước 2: Truy cập vào menu “Marketing”, chọn module “Sự kiện”

Bước 3: Tại màn hình danh sách, nhấn chọn vào màn hình chi tiết sự kiện sắp diễn ra, sau đó chọn tab “Đăng ký sự kiện”

Bước 4: Tại danh sách khách mời, bạn có thể thực hiện các công việc như sau:

Xác nhận khách mời tham dự: nếu khách mời đồng ý tham dự bạn click vào biểu tượng để đánh dấu.

Khách mời là người quen: bạn có thể check in nhanh với chức năng check in thủ công trên màn hình danh sách Đăng ký sự kiện, click vào biểu tượng tương ứng với khách mời để check in thủ công.

Gửi lại mã QR cho khách mời: nếu khách mời làm mất mã QR bạn click vào biểu tượng để hệ thống gửi lại mã QR cho khách mời.

Hủy đăng ký: nếu khách mời xác nhận không tham dự bạn click vào biểu tượng để hủy đăng ký tham dự của khách mời.

3.3 Check in trên điện thoại IOS

3.3.1 Chuẩn bị trước check in

3.3.1.1 Đăng nhập vào phần mềm trên trình duyệt Safari

Bước 1: Vào trình duyệt Safari, truy cập đường link đăng nhập vào phần mềm

Bước 2: Nhập các thông tin đăng nhập, sau đó click “Sign in”

3.3.2 Check in

Vì hệ điều hành IOS đã tích hợp sẵn chức năng quét mã QR vào camera của điện thoại nên bạn có thể quét mã trực tiếp ngay trên camera mà không cần phải qua ứng dụng quét mã QR, để thực hiện check in bạn vui lòng tham khảo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Vào camera của điện thoại và thực hiện quét mã

Bước 2: Khi thông tin được xử lý, một thông báo sẽ hiện lên màn hình, bạn nhấn vào đường link

🡪 Kết quả sau khi check in vé thành công:

3.4 Check in trên điện thoại Android

Đối với hệ điều hành Android, bạn check in vé tham dự thông qua ứng dụng quét mã QR. Để thực hiện, bạn vui lòng tham khảo hướng dẫn sau đây:

3.4.1 Chuẩn bị trước check in

3.4.1.1 Đặt trình duyệt mặc định

Đầu tiên, bạn cần chọn một trình duyệt để đặt làm trình duyệt mặc định, mục đích để khi quét mã QR thì điện thoại tự động chuyển sang trình duyệt này và xác nhận check in.

Bước 1: Vào cài đặt của điện thoại, chọn “Ứng dụng”

Bước 2: Chọn “Quản lý ứng dụng”

Bước 3: Nhấn chọn biểu tượng ở góc phải phía trên màn hình, sau đó chọn “Ứng dụng mặc định”

Bước 4: Nhấn vào “Trình duyệt” và chọn trình duyệt làm mặc định

Lưu ý: Các bước hướng dẫn ở trên đang dành cho điện thoại Redmi, các dòng điện thoại khác có thể giao diện sẽ khác nhau, tuy nhiên cách thức bạn vẫn thao tác tương tự.

3.4.1.2 Đăng nhập vào phần mềm trên trình duyệt mặc định

Sau khi đã đặt một trình duyệt làm mặc định, tiếp theo bạn vào trình duyệt và đăng nhập vào phần mềm CloudPRO CRM, mục đích nhằm để phục vụ cho việc check in.

Lưu ý: Bạn cần đăng nhập vào phần mềm trước thời điểm bắt đầu check in 30 phút.

Bước 1: Vào trình duyệt mặc định trên điện thoại, truy cập đường link đăng nhập vào phần mềm

Bước 2: Nhập các thông tin đăng nhập, sau đó click “Sign in”

3.4.1.3 Cài đặt ứng dụng quét mã QR

Trường hợp điện thoại chưa có ứng dụng quét mã QR, bạn cần tải và cài đặt ứng dụng vào điện thoại.

Để cài đặt ứng dụng quét mã, bạn vui lòng thực hiện theo các bước hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Vào ứng dụng CH Play, tìm kiếm ứng dụng quét mã QR

Bước 2: Chọn ứng dụng và tiến hành cài đặt

3.4.2 Check in

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục chuẩn bị trước khi check in như đã hướng dẫn ở bài trước, sự kiện bắt đầu diễn ra, khách mời đã đến tham dự, bạn sẽ thực hiện việc check in trong lúc đón tiếp khách mời. Khi check in, khách mời tham dự chỉ cần cung cấp mã QR đã được đính kèm trong thư mời, bạn sẽ thực hiện quét mã vạch này và ghi nhận vào hệ thống.

Chi tiết các bước thực hiện, bạn vui lòng tham khảo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Vào ứng dụng quét mã QR và tiến hành quét mã của khách mời

Bước 2: Nhấn vào đường dẫn