A. HƯỚNG DẪN CHUẨN BỊ

I. Tạo marketing list để tạo segment tự động

Bước này giúp bạn tạo ra 1 segment tự động bên phía mautic và add những contact vào bên trong segment đó.

Bước 1: Truy cập vào Menu chọn Marketing? Marketing List

Bước 2: Để click vào button Thêm Marketing List để tiến hành “Thêm Marketing List”

Bước 3: Bạn điền đầy đủ các thông tin như hướng dẫn sau đó click “Lưu”

Ghi chú:

1: Đặt tên cho marketing list

2: Lựa chọn loại mặc định

3: Chọn trạng thái hoạt động cho marketing list

4: Tick chọn để đồng bộ MKT tương ứng thành Segment bên Mautic

II. Thêm khách hàng vào Marketing Lists

1. Thêm khách hàng vào MKT bằng bộ lọc

Việc tạo ra bộ lọc tương ứng giúp bạn thêm tệp danh sách khách hàng vào MKT một cách nhanh chóng và chính xác.

Cách thêm bộ lọc bạn có thể tham khảo chi tiết tại đây.

Sau khi đã tạo ra các bộ lọc phân loại KH bạn tiến hành add khách hàng vào MTK như sau:

Bước 1: Mở MKT bạn muốn thêm KH

Bước 2: Click vào tab khách hàng tương ứng (ví dụ ở đây tôi chọn tab Lead)

Bước 3: Bạn click vào chọn bộ lọc tương ứng muốn add KH vào MKT

Bước 4: Click “OK” để xác nhận việc thêm KH vào MKT

Bước 5: Kết quả sau khi bạn add thành công tệp KH vào MKT

Lưu ý:

Sau khi bạn add KH vào trong MKT thì lúc này hệ thống sẽ:

• Đồng bộ thông tin KH qua mautic (nếu thông tin KH chưa tồn tại bên Mautic)
• Add tệp KH vừa thêm vào Segment tương ứng bên Mautic

2. Thêm khách hàng vào MKT bằng report

Hệ thống CRM cho phép bạn kéo 1 report dạng chi tiết tương ứng, sau đó cho phép bạn add tệp data KH từ report đó vào MKT được chỉ định

Chi tiết việc tạo 1 report bạn tham khảo tại đây.

Sau khi đã tạo 1 report tương ứng bạn thực hiện như sau để thêm vào MKT

Bước 1: Tại màn hình chi tiết report bạn click vào button “Thêm vào Marketing List”

Bước 2: Bạn chọn MKT tương ứng bạn muốn thêm KH vào sau đó nhấn “Xác nhận”

Bước 3: Bạn nhấn “OK” để xác nhận việc thêm KH vào MKT

Bước 4: Lúc này sẽ có 1 popup thông báo kết quả sau khi bạn thêm KH vào MKT, nhấn “OK” để đóng popup

3. Thêm thủ công khách hàng vào MKT

Trường hợp bạn muốn thêm 1 vài khách hàng vào MTK để chạy chiến dịch bạn có thể chọn phương án thêm thủ công bằng tay.

Để thực hiện bạn thao tác như sau:

Bước 1: Mở MKT tương ứng bạn muốn thêm KH vào

Bước 2: Click vào tab khách hàng tương ứng (ví dụ ở đây tôi chọn tab Lead)

Bước 3: Click “Chọn Lead” hoặc bạn cũng thể tạo mới 1 Lead

Bước 4: Chọn Lead tương ứng để thêm vào

4. Thêm hàng loạt khách hàng vào MKT

Cơ chế thêm hàng loạt này cho phép bạn lựa chọn danh sách KH muốn thêm vào và đưa têp data đó vào MKT mà bạn mong muốn

Để thực hiện bạn thao tác như sau:

Bước 1: Vào màn hình sách của khách hàng tương ứng (ví dụ ở đây tôi truy cập vào module Lead)

Bước 2: Tại màn hình danh sách bạn lựa chọn KH bạn muốn đưa vào MKT tương ứng (ở đây bạn có thể sử dụng bộ lọc để phân loại KH bạn muốn thêm vào MKT)

Bước 3: Click vào xem thêm chọn “Thêm vào Mautic Segment”

Bước 4: Bạn chọn Segment tương ứng sau đó click “Xác nhận” để thực hiện thêm tệp KH vào Segment

Ghi chú: Tại popup này bạn cũng có thể thao tác tạo mới Segment bằng cách click vào icon (+)

5. Thêm tự động bằng workflow

Đây là cách làm mà hệ thống sẽ tự động thêm KH tướng ứng theo tiêu chí bạn đã thiết lập trước đó vào MKT.

Việc đầu tiên là bạn cần nắm được cách sử dụng Workflow của hệ thống, bạn tham khảo chi tiết tại đây

Sau khi đã hiểu được cơ chế hoạt động của workflow bạn tiến hành tạo mới 1 workflow tương ứng và thực hiện hành động như sau

Bài toán ví dụ: Khi có 1 lead mới có tình trạng = Mới thì sẽ tự động add vào marketing list tương ứng để chăm sóc

Bước 1: Truy cập vào setting tiến hành tạo mới 1 workflow với module ví dụ là Lead

Bước 2: Chọn điều kiện như ví dụ đưa ra: tình trạng = mới

Bước 3: Phần nhiệm vụ bạn click chọn nhiệm vụ “Thêm vào Marketing list”

Bước 4: Đặt tên cho nhiệm vụ, chọn Marketing list bạn muốn thêm KH vào, sau đó nhấn “Lưu”

Bước 5: Cuối cùng bạn nhấn “Lưu” để hoàn tất việc tạo workflow

Bây giờ bạn hãy thử tạo mới 1 lead có tình trạng bằng Mới để kiểm tra xem KH tương ứng đó đã được add vào MKT chưa nhé.

6. Xóa khách hàng khỏi MKT

Vì 1 lý do nào đó bạn muốn gỡ bỏ khách hàng ra khỏi MKT tương ứng, để thực hiện việc đó bạn thao tác như sau

a. Gỡ bỏ thủ công

Bước 1: Mở MKT tương ứng bạn muốn gỡ bỏ KH

Bước 2: Tại tab khách hàng tương ứng, bạn chọn KH muốn gỡ bỏ khỏi MKT, sau đó click “Unlink”

Bước 3: Click OK để xác nhận việc gỡ bỏ KH khỏi MKT

b. Gỡ bỏ hàng loạt

Trường hợp bạn thêm tệp KH vào MKT bằng report, lúc này bạn có thể sử dụng cơ chế trong report để gỡ bỏ toàn bộ KH ra khỏi MKT.

Bạn thao tác như sau:

Bước 1: Mở report tương ứng mà trước đó bạn đã thực hiện thao tác thêm KH vào MKT 

Bước 2: Click vào button “Xóa khỏi Marketing list”

Bước 3: Chọn MKT tương ứng bạn muốn xóa tệp KH này ra khỏi, sau đó nhấn “Xác nhận”

III. Cập nhật stage trên Mautic

Stage được hiểu như là việc bạn đánh dấu trạng thái của khách hàng, dựa vào stage tương ứng này bên mautic sẽ phân loại và đưa vào Segment tương ứng một cách tự động

Để add khách hàng vào stage bạn thực hiện như sau: (Ví dụ thao tác trên module Lead)

Bước 1: Tại màn hình danh sách Lead, bạn lựa chọn Lead muốn cập nhật stage

Bước 2: Click vào xem thêm chọn “Cập nhật Mautic Stage”

Bước 3: Lựa chọn Stage bạn muốn thay đổi cho dữ liệu, sau đó nhấn “Xác nhận”

Bước 4: Bạn có thể kiểm tra lại kết quả bên phía Mautic

IV. Đồng bộ lịch sử Mautic về CRM

Ở V3 này để tối ưu performance do đó lịch sử mautic sẽ không được tự động lấy về, mà thay vào đó người dùng muốn xem lịch sử mautic của KH nào thì có thể vào khách hàng đó sau đó thực hiện việc đồng bộ lịch sử bằng tay về.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Mở thông tin khách hàng bạn muốn xem lịch sử mautic

Bước 2: Click vào xem thêm chọn Lịch sử Mautic

Bước 3: Click vào button “Đồng bộ lịch sử Mautic”

Bước 4: Click “OK” để xác nhận

Bước 5: Kết quả sau khi đồng bộ thành công lịch sử mautic của KH

Lưu ý: Đối với lịch sử gửi mail hệ thống sẽ ghi nhận bên tab Email

B. Hướng dẫn gửi Mautic cơ bản

I. Segment

Mục đích:

– Quản lý danh sách những khách hàng cần gửi email

– Thống kê chi tiết những khách tương tác

Bước 1: Vào Menu chọn “Segment”

Bước 2: Click vào “New” để tiến hành tạo mới 1 Segments

Bước 3: Nhập tiêu đề cho Segment sau đó click “Save & Close”

Bước 4: Kết quả sau khi tạo thành công 1 Segment

II. Contact

Là nơi quản lý thông tin danh sách khách hàng được dùng để thực hiện việc gửi email Marketing

Bước 1: Vào Menu chọn “Contact”

Bước 2: Tại màn hình danh sách Contact bạn có thể tạo Contact bằng 2 cách

– Cách 1: Tạo nhanh Contact “Quick Add”

– Cách 2: Tạo Contact tại Form đầy đủ “New”

Ví dụ: Tạo Contact tại form đầy đủ

Bước 3: Tại màn hình tạo mới Contact nhập đầy đủ các thông tin, sau đó Click “Save & Close”

Bước 4: Click chọn “Preferences” để tiến hành “add Contact” đó vào Segment

Bước 5: Click vào Tab “Segments” sau đó chọn Segments đã được tạo sẵn, sau đó click “Save” để hoàn tất

III. Email Teamplate

Mục đích: Quản lý mẫu email dùng để gửi cho chiến dịch

Bước 1: Tại menu vào Channels chọn “Email”

Bước 2: Click vào “New” để tiến hành một mẫu email mới

Bước 3: Click “Select” trong ô New Teamplate Email

Bước 4: Trong màn hình tạo, bạn lựa chọn hình thức xây dựng mẫu email theo cách của bạn

Ghi chú:

1: Xây dựng mẫu theo mã html

2: Xây dựng mẫu theo form có sẵn

3: Xây dựng một mẫu mới hoàn toàn

Ví dụ: Lựa chọn xây dựng 1 mẫu mới hoàn toàn (Blank)

Bước 5: Click “Builder” để bắt đầu tiến hành xây dựng mẫu email

Bước 6: Click chuột vào nội dung trên cùng, sau đó tiến hành xây dựng nội dung email mới bên phía phải

Ghi chú:

1: Click chuột để chọn

2: Nội dung mẫu email

Bước 7: Nhập nội dung, chỉnh sửa phù hợp,nhấp “Apply” sau đó nhấn “Close Builder”

Bước 8: Nhập tiêu đề, sau đó nhấn “Save & Close” để hoàn thành việc tạo mẫu email teamplate

Bước 9: Kết quả sau khi tạo thành công mẫu email teamplate

IV. Campaigns

Quản lý thông tin những chiến dịch bạn sẽ sử dụng cho việc gửi email Marketing

Bước 1: Tại menu chọn “Campaigns”

Bước 2: Click “New” để tạo mới 1 Campaigns

Bước 3: Đặt tên chiến dịch, sau đó nhấn “Launch Campaign Builder” để tiến hành cấu hình cho Campaigns

Bước 4: Lựa chọn “Contact Segment”

Bước 5: Lựa chọn Segments muốn sử dụng cho chiến dịch, sau đó click “Add”

Bước 6: Click vào “icon +”, tại cột Action chọn “Select” để tiến hành thêm hành động gửi mail cho chiến dịch

Bước 7: Click “Select”

Bước 8: Tại màn hình danh sách các hành động, bạn hãy lựa chọn hành động phù hợp với mục đích của bạn.

Ví dụ: Lựa chọn hành động “Send email” cho chiến dịch

Bước 9: Sau đó tiến hành đặt tên cho hành động và lựa chọn mẫu Email Teamplate cần gửi, sau đó click “Add”

Bước 10: Click “Close Builder” để hoàn thành

 

V. Report

Lưu ý: Nếu Campaigns không gửi được bạn vui lòng chuyển Campaigns về dạng public

Bước 1: Vào danh sách Campaigns mở Campaign muốn xem kết quả

Bước 2: Màn hình Report của Campaigns sẽ hiện các thông tin dựa theo cấu hình bạn đã cài đặt trước đó.

Khách hàng nhận được email từ chiến dịch

C. Hướng dẫn gửi Mautic nâng cao

Phần này sẽ hướng dẫn bạn cách import list danh sách khách vào hệ thống, sau đó sử dụng các cấu hình nâng cao của Campaign để gửi chiến dịch, thống kế số lượng khách hàng thao tác với email, đổ thông tin khách hàng về hệ thống CRM …

I. Segment

Bạn tiến hành tạo Segment như hướng dẫn ở phần Cơ bản tại đây.

Lưu ý:

• Tại mục Segment bạn sẽ tiến hành tạo ra thêm 1 Segment để khi gửi Email thành công thì Segment này sẽ chứa thông tin chi tiết những khách hàng đã tương tác với email
• Bạn nên đặt tên Segment trực quan để dễ thao tác.

Ví dụ: Danh sách khách hàng tháng 10-2019 đã thao tác với email

II. Contact

Thực hiện việc Import contact vào hệ thống theo mẫu.

Bước 1: Tại màn hình danh sách click chọn “Import”

Bước 2: Lựa chọn file sau đó click “Upload”

Ghi chú: Dữ liệu file import như hình mẫu

Bước 3: Lựa chọn người phụ trách, segment và tag cho ai (nếu có) tại màn hình import, sau đó nhấn “Import in browser”

Ghi chú:

1: Lựa chọn người phụ trách cho danh sách contact được import

2: Lựa chọn Segment để chứa danh sách contact

3: Lựa chọn Tag cho ai (nếu có)

Bước 4: Kết quả sau khi import thành công dữ liệu

III. Email Teamplate

Cách tạo các mẫu email teamplate bạn tham khảo tại mục hướng dẫn cơ bản: Email Teamplate

IV. Campaign

Tiến hành tạo 1 campaign sử dụng các chức năng nâng cao.

Bước 1: Tại menu chọn “Campaigns”

Bước 2: Click “New” để tạo mới 1 Campaigns

Bước 3: Đặt tên chiến dịch, sau đó nhấn “Launch Campaign Builder” để tiến hành cấu hình cho Campaigns

Bước 4: Lựa chọn “Contact Segment”

Bước 5: Lựa chọn Segments muốn sử dụng cho chiến dịch, sau đó click “Add”

Bước 6: Click vào icon +, tại cột Action chọn “Select” để tiến hành thêm hành động gửi mail cho chiến dịch

Bước 7: Tại màn hình danh sách các hành động, bạn hãy lựa chọn hành động phù hợp với mục đích của bạn.

Ví dụ: Lựa chọn hành động “Send email” cho chiến dịch

Bước 8: Sau đó tiến hành đặt tên cho hành động và lựa chọn mẫu Email Teamplate cần gửi, sau đó click “Add”

Bước 9: Tiếp theo bạn tiến hành tạo thêm các “quyết định” từ phía khách hàng sau khi email được gửi đi.

Danh sách các hành động:

Ví dụ: Lựa chọn sau khi khách hàng mở email “Open email”

Bước 10: Đặt tên “quyết định” của khách hàng để bạn dễ dàng quản lý

Bước 11: Sau khi khách hàng mở thông tin email bạn tiến hành tạo thêm các hành động tiếp theo.

Ví dụ: Đẩy thông khách hàng vừa mở email sang hệ thống CRM

Bước 12: Đặt tên cho hành động

Lưu ý: Để xem được thông tin chi tiết khách hàng nào đã thao tác với email từ chiến dịch bạn tiến hành tạo thêm 1 hành động (thao tác tương tự như ở bước 6 – Bước 8)

Bước 13: Tại cột Action chọn “Select” sau đó lựa chọn “Modify contact segments”

Bước 14: Đặt tên cho hành động vừa được tạo và lựa chọn segments.

Bước 15: Bạn nhấn “Apply” sau đó nhấn “Close Builder” để hoàn thành việc cấu hình cho Campaigns

Bước 16: Cuối cùng bạn click “Save & Close” để hoàn thành việc tạo Campaigns

V. Report

Bước 1: Vào danh sách Campaigns mở Campaign muốn xem kết quả

Bước 2: Màn hình Report của Campaigns sẽ hiện các thông tin dựa theo cấu hình bạn đã cài đặt trước đó.

Ghi chú:

1: Thông tin Contact được thêm vào Campaigns

2: Thông tin Email đã được gửi đi

3: Thông tin về email đã được khách hàng thao tác

4: Thông tin về những Contact được đẩy qua CRM

Ví dụ: Theo như cấu hình, sau khi khách hàng mở thông tin Email, thì thông tin khách hàng sẽ được tự đẩy sang bên CRM (module Đầu mối)

Khách hàng nhận và mở email:

Thông tin khách hàng được tự động đẩy sang CRM (theo như setup của Campaigns)

• CRM

Bước 3: Để xem thông tin những khách hàng nào đã thao tác với email bạn tiến hành mở Segments đã được thiết lập trước đó để xem thông tin

Bước 4: Bạn kéo xuống dưới và có thể xem được chi tiết những khách hàng nào đã thao tác với email được gửi đi trước đó